Gestión de Procesos

Con nuestra solución de digitalización y contabilización automática de facturas de proveedor conseguimos reducir significativamente el tiempo de procesado de las facturas de todos los proveedores y sobre todo eliminamos tareas manuales por parte de personal del departamento de contabilidad que no aportan valor al negocio, como resultan la validación y la entrada manual de los datos relacionados de las facturas en los sistemas de contabilidad y o ERP.

Respecto de la custodia y la obligatoriedad de mantener las facturas de proveedores durante al menos 5 años desde la emisión de la mismas, nuestra solución las archiva de una forma controlada , organizada y relacionada con aquellos documentos con los que guarda relación, como es el caso de albaranes de entrega, documentos de pedido, contratos, y además con valor legal. Siempre considerando la posibilidad que las facturas estén a disposición de tus sistemas de contabilidad, ERP y CRM (customer relationship management) garantizando la consulta de las mismas desde donde se requiera de acuerdo a las políticas de permisos desplegadas.

Proponemos una solución que captura y extrae los datos automáticamente (incluidas las líneas de detalle) y de forma inteligente de las facturas recibidas en papel o bien por correo electrónico , carpetas calientes ,la captura de una imagen a través de un dispositivo móvil, incluida el registro y la descarga automática de portales de proveedores, y en función del contenido de las facturas y la lógica de negocio definida y configurada, automatizamos el resto de tareas posteriores a la captura , como son la validación contra pedidos o bien la distribución inteligente a los diferentes aprobadores configurados en la solución y la contabilización automática de las facturas de los proveedores.

Contamos con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres y de IOCR inteligente como Abby y Kofax que conjuntamente con otras soluciones de robot process automation y web services nos permiten capturar facturas de proveedores y sus datos de forma automática y eficiente. Con la tecnología de automatización de flujos de trabajo (BPM) conseguimos dotar de inteligencia a la solución para la ejecución de todas las tareas que se requieren en este proyecto integrado en el proceso de cuentas a pagar (accounts payable). En el componente de gestión documental archivamos todas las facturas con valor legal y lo integramos por medio de Web Services u otras tecnologías de integración con tu ERP y solución de contabilidad, disponiendo de conectores nativos para los principales ERP del mercado.

Albaranes de entrega, digitalización y automatización

Gestión de Procesos

Nuestra solución de digitalización del proceso de emisión de albaranes elimina la dependencia del papel y optimiza la salida de la mercancía de los almacenes, ayudando y optimizando la distribución de los albaranes de entrega entre los diferentes transportistas que cubren las diferentes rutas de distribución de los productos a los clientes. Con la emisión de albaranes y firma digital conseguimos disponer de información en tiempo real sobre las entregas que permiten anticiparse a las incidencias así como acelerar el proceso de facturación mejorando con un impacto positivo en los plazos de cobro.

Se trata de una solución que se integra con el ERP de los clientes y que captura de forma automática todos los datos que componen el albarán, generan un documento de albarán electrónico que se distribuye de forma automática a cada uno de los transportistas correspondientes que lo presentan a los clientes para la firma digital de los mismos desde sus dispositivos smartphone o tablets. Una vez firmados los documentos se integran automáticamente en el ERP de la empresa emisora para la realización de tareas posteriores a la firma, como la emisión de facturas o gestión de incidencias en tiempo real.

La conexión e integración con los sistemas ERP permite la captura de datos e imágenes de los albaranes así como la conexión automática con las bases de datos. La firma digital grafo métrica o biométrica conjuntamente con tecnología de captura de imagen y geolocalización aporta todas las evidencias necesarias en el proceso de firma de albaranes digitales.