3 VENTAJAS DE EMITIR Y CUSTODIAR LOS CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS EN UN ÚNICO GESTOR
Fundamentales ventajas de trabajar con un gestor de certificados digitales.
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Captura y gestión de gastos de representación - Tickets
Te presentamos la aplicación para gestionar las notas de gastos con el OCR más rápido y preciso de captura de tickets en comparación con otras herramientas, con la mayor facilidad de uso que es clave para el usuario en su gestión administrativa del día a día.
¿Qué perseguimos con la automatización de las notas de gasto?
La gestión digital de notas de gastos, consiste en la utilización de una solución que permita una gestión automatizada y electrónica de las notas de gastos de viaje y otros gastos necesarios para el desempeño de la actividad de una organización.
El objetivo principal de este tipo de soluciones es la reducción del tiempo utilizado por los empleados en la preparación de sus liquidaciones de gastos, la optimización del proceso de control y aprobación de los mismos mediante sistemas de flujo de aprobación sujeto a reglas y la minimización del tiempo dedicado por el área de contabilidad para la carga de la información, de los normalmente numerosos justificantes al sistema contable.
Para obtener las mejoras descritas, el sistema utiliza herramientas que basándose en la tecnología, permiten la automatización y digitalización de cada uno de los pasos del proceso.
Saca una foto, tira el ticket
Tan fácil como descargar una APP móvil. No importa si tienes IOS o Android, nos adaptamos.
Gestiona y controla tus gastos profesionales desde el móvil sin papeleo, sin errores, sin agobios… olvídate de tener que hacer a mano las hojas de gasto. Nuestra herramienta las hace por ti.
Cada ticket perdido, es dinero perdido. Ya no tendrás que preocuparte por eso. Con una simple foto desde el móvil, tendrás digitalizados los tickets y facturas asociados a tus gastos profesionales.
Tú marcas el ritmo, captura tus tickets sobre la marcha y envía tus notas de gasto en tiempo real. Olvida esas horas invertidas en recopilar y enviar toda la documentación de gastos a tu asesoría o al departamento de administración de tu empresa. Controla tus gastos en todo momento.
Tu trabajo es móvil, tus gastos también. Con Reprise, tú tienes el control de la información asociada a tus gastos profesionales. Accede a la documentación generada donde quieras y cuando quieras.
Puedes generar hojas e informes de gastos y exportarlos en diversos formatos para compartirlo con tu gestor o tu departamento de administración.
Tu tickets y facturas capturados con la aplicación tendrán la misma validez que si los presentaras en papel. La aplicación está homologada por la Agencia Tributaria y las Diputaciones Forales de el País Vasco y Navarra.
¿Cómo funciona?
Saca una foto al ticket desde tu teléfono móvil.
Digitaliza tickets y facturas de todo tipo de gastos profesionales.
Selecciona el tipo de gasto y lo asocia al tipo de IVA correspondiente.
Comida, hotel, gasolina, aparcamiento, etcétera.
Digitalización certificada.
Los documentos generados están homologados por la Agencia Tributaria y por las Diputaciones Forales del País Vasco y Navarra.
Informes de gastos.
Accediendo con tu usuario al botón de login de la web, podrás exportar fácilmente tus hojas de gastos en distintos formatos (pdf, csv), para tu comodidad.
Trabaja en la nube.
¿Recuerdas ese viaje de trabajo que tuviste hace tres semanas? ¿Sabes qué hiciste con los tickets y facturas de esos días?.
Ya no tendrás que hacer memoria: estarán guardados, accesibles y organizados, accediendo a tu usuario encontrarás a tus justificantes e informes de gastos.
Seguridad.
Tus datos, protegidos y accesibles para ti y para tu gestor o departamento de administración.
¿Cuál es la ventaja competitiva de la solución?
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Listado de notificaciones disponibleLas notificaciones que la administración pública pone a disposiciónde las empresas son listadas en la solución. Esta vista permite tener un primer detalle de la notificación, de manera que pueda ser descargada o mantenida como disponible sin descargar a criterio del usuario
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Servicio de monitorizaciónServicio que consulta periódicamente de forma automática las notificaciones disponibles de las entidades autorizadas proconfiguradas. Es necesario configurar las entidades autorizadas mediante la carga en el sistema del certificado electrónico que permite el acceso a los servicios públicos de notificación
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Descarga selectiva de notificacionesDescarga de las notificaciones seleccionadas del listado de las puestas a disposición y firmado automático mediante certificado proconfigurado. En el momento de la descarga se confirma la recepción de la documentacióny activa el plazo correspondiente a la notificación. Se asiganará a un área o a un receptor en funciónde la configuración de la solución
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Archivo de notificaciones e información asociadaSe realiza el archivo automático de la notificación con su información y su documentación asociada. Se organiza en función de la configuración de la solución. Se realiza un análisis OCR de la notificación para poder realizar búsquedas por contenido (opcional). Los elementos que se crean y archivan son: -Expediente:identificador de la notificación -Adjuntos: documentación adjunta a la notificación si aplica -PDF: documento con el texto completo "buscable" de la notificación -XML: Fichero técnico que acumula la información más relevante de la notificación
Nuestra propuesta
Las soluciones de gestión de notas de gastos de Reprise ayudan a las empresas a responder a las necesidades de automatización del proceso de nota de gastos desde su captura hasta su integración con el ERP.
Para la gestión optima de un proceso, es necesario automatizar al máximo aquellas tareas repetitivas o irrelevantes para el empleado tanto que la genera como el que la contabiliza y paga.
También debemos contemplar qué circuito de aprobación debe llevar la nota de gastos de cada empleado, (¿su inmediato superior debe visarla? ¿es RRHH? ¿es servicios generales?) y parametrizar la solución sin que la información pase por un excel, es decir, integrar los procesos de: generación de la nota de gastos, validarla, enviar a pago, pagar, contabilizar y archivar correctamente los tickets, digitalizados electrónicamente.
Beneficios de la Automatización de las Notas de Gasto
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EISAIDOS
ALK
IEB
EISAIDOS
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Foto, logo Santillana cliente de Reprise
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"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".
Yann Mutel
"CFO en GL Events"
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