Gestión de los contratos, pedidos y liquidaciones a través del
Gestor Documental.
Ambilamp
“La gestión documental implantada nos permite trabajar de una forma controlada, estandarizada y estructurada, asegurándonos el cumplimiento de todos los estándares de calidad. Todas las operaciones relacionadas con procesos de contratación, pedidos y facturación están soportadas por la plataforma de servicios documentales en Ambilamp”.
Nuria Buil
"CFO Ambilamp"
¿Quién es nuestro cliente Ambilamp?
AMBILAMP es un Sistema Colectivo de Responsabilidad Amplicada del Productor fundado en 2005 por las principales empresas de iluminación. Su objetivo es desarrollar un sistema de recogida y tratamiento de residuos de iluminación y de aparatos eléctricos y electrónicos, estos últimos bajo la marca comercial AMBIAFME.
AMBILAMP fue constituida como asociación sin ánimo de lucro, tiene como objetivos:
Cerrar el ciclo de vida de la bombilla, luminaria o aparato eléctrico y electrónico afectada por el RD RAEE, posibilitando su tratamiento final sostenible, una vez se convierte en residuo.
AMBILAMP da servicio a todos los productores de aparatos eléctricos y electrónicos a los cuales afecte la normativa RAEE y que quieran cumplir con sus obligaciones ambientales a través de este Sistema Colectivo. Asimismo, AMBILAMP también desarrolla un servicio de logística acorde con las necesidades de los distintos agentes en los que se encuentra el residuo para su gestión.
Investigación y desarrollo en todo el área técnica cuyo principal objetivo es el desarrollo del sistema de recogida y reciclado de las bombillas y luminarias.
Concienciación, educación y sensibilización, directa e indirecta, de todos los agentes implicados en el proceso para cumplir los objetivos de protección y mejora del medio ambiente.
Reprise y Ambilamp juntos han conseguido organizar toda la información
de los procesos de negocio en una única plataforma documental.
En Ambilamp toda la documentación relacionada con procesos clave para el negocio está 100% estructurada y controlada. La compañía tiene muy claro que no se pueden asumir riesgos con los documentos ni sus datos asociados y que la eficiencia operacional y la excelencia son clave para Ambilamp y todos sus colaboradores.
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Contratos con preaviso.
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Contratos adheridos.
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Flujo de documentación con firma.
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Facturas de proveedor.
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Liquidaciones.
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Pedidos.
Uno de los principales retos cuando se implantó la plataforma de servicios documentales fue no modificar la forma de trabajar de los usuarios, de forma que los usuarios únicamente accedían para ver si tenían tareas pendientes y también para tomar decisiones a cerca de tareas en las que estaban involucrados, como por ejemplo tareas de aceptar o rechazar o bien de enviar o compartir con otros posibles interesados.
¿Cómo se consigue implantar un nuevo sistema sin cambiar
la forma de trabajar de los usuarios?
Con la implantación y parametrización de hotfolders se consigue "la magia" necesaria para que los usuarios únicamente arrastrando y soltando documentos en carpetas, consigan que "pasen cosas".
El usuario arrastra y suelta documentos en carpetas windows.
Y automáticamente se generan tareas en el gestor documental.
Todos los contratos mercantiles entran al gestor documental por medio de una acción manual que los deposita en la carpeta de contratos, y a partir de la lectura del documento y el reconocimiento de la tipología de contrato que se incluye en el proceso se inician tareas de revisión, firma, envío y seguimiento de devolución con reglas de temporización. Una vez recibidos los contratos quedan perfectamente archivados como parte de expedientes.
Solicitudes internas, consentimientos informados y muchos otros documentos que requieren de validaciones y firmas también se gestionan de forma automática por medio de un conjunto de reglas que permiten desde la identificación del tipo de documento y la relación de personas internas y externas involucradas en el proceso de firma, hasta la selección del tipo de firma adecuada para cada tipología de documento (simple, avanzada, reconocida).
La automatización del tratamiento de los pedidos y de las liquidaciones también formaron parte del proyecto de implantación de la plataforma de servicios documentales en Ambilamp.
En el caso de las facturas de proveedores, no solamente conseguimos el escaneo de las facturas sino también la integración de las mismas con el número de remesa asignado por el ERP de Ambilamp, con lo que dotamos al expediente de facturas de un campo de información crítico por su relevancia en la gestión de las facturas.
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“La gestión documental implantada nos permite trabajar de una forma controlada, estandarizada y estructurada, asegurándonos el cumplimiento de todos los estándares de calidad. Todas las operaciones relacionadas con procesos de contratación, pedidos y facturación están soportadas por la plataforma de servicios documentales en Ambilamp”.
Nuria Buil
"CFO Ambilamp"
