Automatización de los procesos de firma
de contratos y catalogación en el gestor documental del Grupo Constant
Helena Duarte
"Responsable del Departamento Legal en Grupo Constant"
“Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos
y de valor para las empresas del grupo"
¿Quién es el Grupo Constant?
Grupo Constant, nació en Canarias en 1987 como grupo empresarial experto en el área de los Recursos Humanos y cuenta con más de 50 delegaciones en toda España para poder estar cerca de sus clientes.
La especialización en Recursos Humanos y el profundo conocimiento de sus profesionales en los distintos sectores donde opera, permite a Grupo Constant ofrecer un amplio portafolio de soluciones eficaces, innovadoras y con la mejor relación calidad-precio del mercado en el ámbito del outsourcing, trabajo temporal, servicios generales y formación.
Outsourcing
Grupo Constant ofrece, a través de sus empresas especializadas, las mejores soluciones de externalización de servicios.
Facilities
A través de las diferentes empresas del Grupo Constant se ofrecen respuestas específicas a las necesidades concretas de un gran abanico sectorial.
ETT
Los servicios de trabajo temporal, ofrecen una cobertura total de las necesidades de los clientes y los trabajadores.
¿Cómo trabajaban en el Grupo Constant antes de conocer a Reprise?
"Estamos ante un momento totalmente desconocido para todos. Una pandemia global que nos afecta a todos los niveles, el personal y el profesional. Sí, es una situación poco agradable, poco cómoda y muy incierta, pero ahora más que nunca es importante el esfuerzo de todos para utilizar las herramientas digitales que tenemos, que son muchas, para seguir realizando nuestra profesión, ahora en remoto, de la forma más satisfactoria posible".
El de la digitalización es un proceso que ahora todas las empresas van a necesitar y algunas van a tener que impulsar de manera rápida y casi forzosa. Una visión digital que Grupo Constant ya hace tiempo que ha ido incorporando a todas sus empresas, algo con lo que ya estaba muy concienciado.
La firma de los contratos laborales y mercantiles es una tarea muy habitual que forma parte de muchos procesos de negocio en Grupo Constant. En nuestro caso ya pasamos a trabajar con una plataforma de firma digital hace unos años, digitalizando un proceso que aporta muchos beneficios en términos de control del proceso, ahorro de costes y de tiempo. Pero nos faltaba dar un paso más para terminar de optimizar la digitalización del proceso de firma. Este paso consiste en la integración del componente de firma digital con nuestra plataforma de gestión documental, consiguiendo los siguientes beneficios adicionales que no se podrían conseguir trabajando directamente con el portal del proveedor de firma.
Antes de la integración:
1) Nuestro ERP generaba los contratos en formato PDF y estos eran depositados en una carpeta de acceso compartido, a todos los usuarios involucrados en tareas de firma digital de contratos.
2) El usuario responsable del documento a firmar lo recuperaba accediendo con sus credenciales a la plataforma de firma.
3) Subía el documento, definía las características del flujo de firma o bien seleccionaba una plantilla predeterminada (con todos los atributos a tener en cuenta en el flujo de firma) que estaba creada en dicha plataforma porque trabajaban con un flujo repetitivo en el tiempo.
4) Se iniciaba el proceso de firma y se iniciaba el flujo.
5) Se recibía por correo electrónico el acceso a la plataforma para la firma de los contratos por las partes involucradas y se firmaba el documento.
Cuando el documento quedaba firmado por las partes, éste se archivaba manualmente en el repositorio definitivo de Grupo Constant.
Principales inconvenientes
Tareas manuales
Recuperación del contrato de carpeta y subida manual a plataforma de firma.
-
Recuperación del contrato firmado de la plataforma de firma y subida a repositorio definitivo.
Falta de seguridad
Los documentos salen al exterior.
-
En función del licenciamiento de la herramienta de firma y gestión de permisos,
ciertos usuarios pueden visualizar documentos que no les corresponden.
Facilidad de uso
Los usuarios deben conocer el funcionamiento de la herramienta de firma.
Optimización y Control
Los puntos de control del proceso quedan fuera del entorno de la organización.
Después de la integración con nuestra plataforma de servicios documentales...
1) Nuestro ERP genera los contratos en formato PDF y estos se suben automáticamente al gestor documental que nos ha implantado Reprise.
2) En función de la tipología del contrato (laboral, mercantil), la sociedad a la que pertenece (CIF) y otros atributos, la firma del contrato aparece como tarea pendiente del firmante por parte de la empresa emisora del contrato.
3) Una vez el contrato está firmado por nuestro responsable desde la misma plataforma de servicios documentales de Grupo Constant, éste se envía al resto de firmantes, que lo devuelven firmado y el contrato queda perfectamente archivado en el gestor documental.
4) En el caso de los contratos laborales, queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del empleado.
5) En el caso de los contratos mercantiles queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del cliente o del proveedor.
Principales beneficios
Automatización
El ERP sube automáticamente el contrato a la plataforma de servicios documentales
que ya integra la solución de firma.
-
El contrato se archiva definitivamente en su lugar una vez finalizado el proceso de firma.
Seguridad
Los documentos no salen del entorno del Grupo Constant.
-
Solo los usuarios autorizados a través de la política de permisos establecida en el
gestor documental tienen acceso a los documentos y expedientes.
Facilidad de uso
Los usuarios que participan en los procesos de firma, serán notificados
cuando tengan tareas o firmas pendientes.
Optimización y Control
Todos los puntos de control (como por ejemplo los recordatorios a los firmantes) que
aseguren el éxito de la transacción, se definen en el gestor documental.
"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".
Helena Duarte
"Responsable del departamento
legal en Grupo Constant"
