Implantación del Gestor Documental
en el proceso de tramitación
de pedidos, albaranes y facturas.
Temporing
Desde la implantación del nuevo gestor documental por parte de Reprise en Temporing hemos mejorado de forma notable nuestra forma de trabajar con los pedidos de proveedores, facturas y el tratamiento de los expedientes en general"
Francesc Alcera
"Director Financiero en Temporing"
Tras más de 25 años de continuo crecimiento, ha pasado de ser una plataforma especializada en recursos humanos a ser una plataforma que conecta a todas las personas en un mismo entorno laboral.
Temporing trabaja para hacer que las oportunidades laborales sean accesibles para todos y para que las empresas puedan encontrar en nuestros profesionales los perfiles que necesitan para cumplir sus objetivos.
"Nuestro objetivo siempre ha sido, potenciar lo que todos tenemos que ofrecer para generar un impacto positivo en la sociedad y su entorno. En Temporing sabemos el impacto que podemos llegar a tener en la vida de las personas.
Desde ayudarlas a conseguir un trabajo o a sentirse realizadas aprendiendo algo nuevo, hasta favorecer el crecimiento de empresas nacionales y la creación de empleo, impulsar acciones solidarias para ayudar a colectivos desfavorecidos o incluso aportar nuestro granito de arena para proteger nuestro planeta y así poder asegurar un futuro mejor para las próximas generaciones".
¿Cómo trabajaban en Temporing antes de digitalizar el proceso de tramitación de pedidos, albaranes y facturas?
En Temporing, como en muchas organizaciones, hay tareas administrativas que están centralizadas, lo que no excluye que un gran conjunto de tareas requieran de organización y estructura con las delegaciones de la compañía distribuidas por toda la geografía nacional.
En el caso de Temporing hay un gran número de pedidos, albaranes y facturas relacionadas con la gestión de compras de los pedidos que solicitan cada una de sus delegaciones como parte de los requerimientos de sus clientes.
Con anterioridad a la implantación de la plataforma de gestión documental por parte de Reprise en Temporing, los pedidos internos se tramitaban:
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Por correo electrónico.
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Por plantillas de Office entre las delegaciones y la sede central.
Lo que generaba una situación compleja de gestionar sobre todo considerando el proceso de pedidos internos como un proceso que requiere un alto grado de acierto, previsión y visibilidad por parte de diferentes grupos de usuarios, así como de comprobación y relación con los documentos afines de los pedidos internos, como son los albaranes de entrega de la mercancía de los proveedores a los que se les solicita el material, así como de las facturas emitidas por los mismos a Temporing.
¿Cómo ha implantado Reprise la plataforma de
Gestión Documental a Temporing?
La plataforma de gestión documental implantada permite disponer de un control exhaustivo de las diferentes etapas del proceso, así como establecer una relación directa y secuencial de los diferentes documentos que forman parte del proceso (pedido interno, albarán proveedor y factura). De forma que todas las delegaciones sueltan la plantilla diseñada para tramitar pedidos de proveedor en una hotfolder y se inicia el proceso en el gestor documental.
Los pedidos se clasifican de una forma lógica, con metadatos adecuados, incluido el número de pedido generado por el propio gestor documental. Todos los pedidos generados a través de la plataforma se quedan en un estado pendiente a la espera de poderles adjuntar sus albaranes de entrega de mercancía.
A continuación se procesan las facturas, automatizándose la recuperación de las mismas a través de la asignación automática de plantillas en el momento de la entrada automática de las mismas a través de la plataforma de gestión documental.
Por medio de la implantación de la plataforma de gestión documental especializada en la gestión de pedidos, se han eliminado:
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Correos electrónicos internos.
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Documentos que se archivaban en carpetas de Windows.
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Así como un gran número de llamadas sobre tareas que requerían aclaración.
Y sobre todo se ha incluido una nueva plataforma tecnológica que permite disponer de:
Mayor control de la gestión de los pedidos internos, que aporta seguridad y control a Temporing.
Ahorro de costes en la gestión administrativa de los pedidos.
Mayor calidad de servicio a los clientes ya que realiza el proceso con mayor velocidad y menor tasa de errores.
"Cuando la gestión de certificados electrónicos comenzó a convertirse en una tarea compleja, Reprise nos convenció de la simplicidad que representaba implantar una herramienta que potenciara la gestión centralizada de los certificados. Todo es más fácil cuando trabajas con personas que te explican, te ayudan y te guían en la toma de decisiones en función de la situación real de tu empresa".
Juan Carlos Arranz
"CIO en Fundación Mercè Fontanilles"
