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La nueva normativa de administración electrónica se ha llevado consigo una figura secular que estaba tremendamente arraigada en la rutina burocrática: la compulsa. A cambio de esta pérdida, nos ha traído una figura mucho más eficaz: la copia auténtica. La copia auténtica tiene la misma validez que un original. Pero para que esto sea así, es requisito imprescindible que la copia auténtica se realice partiendo de un original o de otra copia auténtica. Conocimiento Solidario te amplia información en su presentación.

Art 30. Copias Auténticas.
Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se deja constancia.
Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

¿Qué es una copia electrónica auténtica?

Aunque no es un concepto nuevo, con la LPA*(Ley de procedimiento administrativo) adquiere protagonismo el término “copia electrónica” (técnicamente, y en la ley, “copia auténtica”).

Se trata de un instrumento de acreditación imprescindible para la desaparición del papel, en mitad del camino entre el cotejo y la compulsa (más cerca de la primera), a través de la digitalización de documentos.

Según la LPA, tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Por supuesto, las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones. A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados. Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Copia auténtica certificada

Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

¿Cuándo se pueden solicitar copias auténticas?

  • Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas.
  • La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la ley de transparencia, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente. Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
  • Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

Papel de la Administración en referencia a la Copia Auténtica

  • ¿Sabías que la Administración tiene la obligación de digitalizar los documentos que presentemos en papel por Registro?
  • El 2 de octubre de 2016 entró en vigor la Ley 39/2015,de 1 de Octubre, del Procedimiento Administrativo Común, según la cual las oficinas de registro de las Administraciones Públicas deben digitalizar la documentación que se presente por Registro y, como norma general, una vez digitalizados devolverlos al interesado evitando su archivo.
  • La aplicación de esta Ley supone también la desaparición de la necesidad de compulsa ya que todas las copias electrónicas tendrán la consideración de copia auténtica con la misma validez y eficacia que los documentos originales.
  • Este nuevo papel de los registros públicos contribuye a paliar la brecha digital con aquellos interesados no obligados por ley a relacionarse con la Administración a través de medio electrónicos y los convierte en herramientas específicas para la aplicación real del proceso de conversión digital o copia auténtica recogido en normas anteriores.
  • Es la propia Administración quien debe proveer los medios y procedimientos adecuados para realizar las copias auténticas de los documentos públicos administrativos o de los documentos privados que aporten los ciudadanos por Registro, asegurando el cumplimiento de las reglas recogidas en el artículo 27.2 de la LPAC  (Ley del Procedimiento Administrativo Común) en cuanto al proceso de creación de una copia auténtica a partir de un documento original en papel.

Competencia para la expedición de copias auténticas en el ámbito local

  • Una copia auténtica resulta tras un proceso de conversión o transformación de un documento de un formato papel a otro digital. Se trata de un instrumento de fehaciencia imprescindible para la desaparición del papel, a través de la digitalización de documentos.
  • A los efectos de cumplir lo previsto por el art. 27.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del PACPA, que obliga a cada Administración Pública a determinar los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados y, teniendo en cuenta lo dispuesto por el art. 92. bis de la Ley 7/1985, de 2 de abril, RBRL que establece que son funciones públicas necesarias en todas las Corporaciones locales, cuya responsabilidad administrativa está reservada a funcionarios de administración local con habilitación de carácter nacional, entre otras, la de Secretaría, comprensiva de la fe pública y el asesoramiento legal preceptivo, el órgano que tiene atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados en la Entidad Local es el titular del puesto de Secretaría, o funcionario en quien delegue esta facultad.