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De un tiempo a esta parte, no paramos de oír que la impresión ha muerto, que las empresas ya no imprimen, conceptos como la oficina sin papeles, o la transformación digital… El objetivo principal de las empresas cuando se enfrentan al cambio de impresoras, suele ser reducir los costes de impresión.

Para conseguir este objetivo, deberíamos plantearnos que tipo de documentos, y porque se imprimen, ya que la realidad nos demuestra que lejos de imprimirse menos, se imprime más, pero se imprime distinto ya que el volumen de información que consumimos al día es considerablemente mayor.

Podríamos decir, que antes se imprimía para comunicar, para consultar información, para leer, tomar apuntar notas, calcular, compartir información etc y esa realidad todavía no ha cambiado del todo.

KPIs de la impresión que nos ayudan a optimizar y reducir costes.

En nuestra opinión, si queremos reducir costes, lo que debemos conseguir es reducir el volumen de impresión automatizando procesos, y mejorar el balanceo de color  y blanco y negro, y por supuesto reducir el tiempo que dedicamos a mover, consultar, comunicar y compartir la información.

Deberíamos tener en cuenta los siguientes KPIs que nos permitirán tomar las mejores decisiones, para optimizar y reducir los costes de los procesos documentales.

Dimensionamiento del Parque de impresión: Cuantos equipos forman el parque de impresoras y multifuncionales, y cuantos realmente se utilizan? ¿Están ubicados correctamente, poniendo los más rápidos y con menores costes en los puntos donde más se imprime?

  • Homologación del parque de impresión: Es importante trabajar con un fabricante, en el que con el menor número de modelos de equipos, podamos formar todo nuestro parque de impresión, esto nos permitirá gestionar un menor número de facturas de proveedor, toner,  consumibles, avería, además de obtener el mismo coste por copia en todos los equipos siendo más fácil el control de costes.
  • Optimización de procesos: ¿Cuánto tiempo pasamos delante de las impresoras y multifuncionales? ¿Podríamos optimizar procesos de escaneo a un destino, a la nube o a nuestras carpetas de Offices 365? Nos facilitaría el trabajo poder escanear no solo a pdf, sino a word, excel, y poder editar los documentos. Crear botones con rutas de escaneo concretas para procesos como activación de contratos, notas de gasto, solicitud de vacaciones.
  • Seguridad de la documentación: Tenemos métodos de protección de la información? Se quedan los documentos en la impresora a la vista de los demás? ¿Tenemos antivirus en nuestras impresoras protegiendo el acceso a la información y a nuestra red?
  • Políticas de impresión y accounting: Evitan la impresión innecesaria. Gestionan la impresión en blanco y negro, dos páginas en uno para documentos como los correos electrónicos, o documentos que no entregamos a nuestros clientes y que no hace falta gastar papel ni impresiones innecesarias. Incorporar software para gestión y control de la impresión estableciendo cuotas por usuarios, pudiendo imputar la impresión por proyectos o centros de coste.
  • Valor añadido, Apps para las impresoras: Xerox desarrolló en 2015 el APP Galery que recoge Apps para instalar en las impresoras. Sería fácil comparar las impresoras con los teléfonos móviles, con los que antes solo podíamos llamar y enviar mensajes y ahora accedemos a infinidad de servicios. Los clientes de Reprise, pueden traducir documentos a más de 40 idiomas conservando el formato de los documentos, pueden gracias al OCR extraer metadatos de los documentos como facturas, contratos y trasladarlos a los programas de gestión, (CRM, ERP, ECM etc.) también, favorecen la integración de personas discapacitadas escaneando y produciendo ficheros MP3 que permiten escuchar en lugar de leer documentos. Soluciones que permitan recoger el trabajo en cualquier impresora de la oficina, imprimiendo desde el ordenador, o tablets y móviles.
  • Monitorización del parque de impresión: A través de los Servicios de impresión gestionados, Reprise y Xerox son capaces de gestionar el parque de impresión en remoto, automatizando el envío de consumibles, gestionando las averías sin intervención de nuestros clientes, o incluso avisar a los clientes de que sus equipos han perdido la conexión y no están enviando alertas. Permitiendo a los departamentos de informática desvincularse de trabajos que no aportan valor.

De ahí la importancia de escoger los verdaderos KPIs  de la impresión, que reducen el volumen de impresión, que ayuden a ver donde están los cuellos de botella, ya que seguro que permiten tomar decisiones ligadas a la transformación digital y a la automatización de procesos, que es lo que realmente reduce los costes de impresión y gestión documental de la empresa.

¿Como conocemos los KPIs de la impresión en Reprise?

A través de herramientas de assessment de Xerox, como el Complete Wiev Pro, en Reprise, analizamos la situación del parque de impresión de nuestros clientes, pudiendo incorporar medidas que nos ayuden a cumplir los objetivos establecidos en el contrato. Así como plantear hipótesis que nos ayuden a reducir costes.

La amigabilidad de estas herramientas nos permite detectar de forma rápida los KPIs o indicadores de como se está imprimiendo en nuestra empresa.

KPIs Impresión

Si crees interesante este punto de vista, pincha aquí y podrás aprender más sobre la consultoría de impresión que hacemos a nuestros clientes.