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Como todos sabemos en España todas las empresas están obligadas a guardar y custodiar todas las facturas por un mínimo de 6 años, por lo que son ya muchas empresas las que digitalizan sus facturas, unas veces certificadas con validez legal y otras simplemente en PDF y con este proceso consideran que tienen automatizada la gestión de las facturas de sus proveedores.

Para aclarar conceptos tenemos que saber que La digitalización certificada es el proceso por el que las facturas tienen validez legal ante cualquier organismo oficial y por tanto, desvincula a las compañías de la obligación de tener como soporte la copia en papel, ya que en sí misma garantiza, a través de la firma digital, la autenticidad, integridad y legalidad de su contenido para una correcta conservación.

Desde Reprise consideramos que los beneficios del empleo de la digitalización certificada, no se pueden confundir con los beneficios de la gestión documental, la digitalización certificada aporta la posibilidad de de destruir cualquier factura sin problemas, ya que su validez viene refrendada por la propia Agencia Tributaria (AEAT) al homologar el software utilizado, según los criterios recogidos en el artículo 7 de la Orden eEHA/962/2007.

Si ya digitalizas certificadamente, no te quedes a medio camino, automatiza la extracción de datos de tus facturas, elimina el data entry e intégralo con tu ERP. Estás en el camino de transformar a digital tu proceso.

Tras acometer muchos proyectos con diferentes clientes de distintos sectores consideramos que lo que la práctica más habitual es la conservación de facturas en papel además, de su formato electrónico, lo que lleva a generar un duplicado del archivo, que imposibilita la optima gestión de las facturas de proveedores, aumentando el tiempo de búsqueda de las facturas, así como visando varias veces la misma factura debido a la duplicidad de las mismas, consiguiendo el resultado contrario al que se buscaba a priori.