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Sodexo España, implanta la facturación electrónica con Reprise como socio tecnológico

SODEXO, es una multinacional líder en servicios de calidad de vida, con más de 50 años en el mercado y con presencia en más de 50 países. Con más de 427.000 empleados, proporcionan productos y servicios que mejoran la calidad de vida de más de 100 millones de personas.

En España, entra en vigor de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público y Sodexo necesita acogerse a esta nueva Ley, por su amplio volumen de facturación a clientes del Sector Público.

Sodexo se encuentra en una situación complicada, ya que debe cambiar su forma de facturar, ya no les sirve enviar las facturas en papel, o en un PDF a sus clientes del sector público, sino que tienen que facturar de forma electrónica.
 

¿Cuáles son los principales cambios que debe acometer Sodexo?

Tanto Sodexo, como todas las empresas que quieran facturar al sector público deben emitir una factura electrónica, con un formato concreto, además de esto, generar un fichero XML recogiendo los datos que exige la nueva Ley de Impulso de la Factura Electrónica, además de enviarlas por los canales habilitados para ello. 
En principio, se habla de un único canal FACE para depositar todas las facturas, pero la estructura de comunidades autónomas de España, nos lleva a una situación, en la que además de FACE existen otros 6 puntos de entrada de facturas.

 

No podemos olvidar que Sodexo ya trabajaba con un sistema de facturación, en el que no se podia perder la trazabilidad de las facturas del sector público.

Uno de los puntos importantes para Sodexo, era que además de cumplir con la Ley de Factura Electrónica, debían utilizar una solucion que pudiera integrarse, o intercambiar información con su sistema de facturación.

 

Una vez comprendida la situación de Sodexo, que no distaba bastante de la gran mayoria de empresas españolas, Reprise propone a Sodexo una solucion que permite:

 

  • Entregar facturas electrónicas firmadas en los formatos PDF ( firmado), y XML Facturae v 3.2 de forma completamente desasistida a través de la plataforma FACeB2B, FACe, los puntos generales de entrada (PGE) autonómicos, Osakidetza y los PGE de las diputaciones forales vascas así como sus ayuntamientos.

  • Consultar la evolución de los estados de las facturas en todas aquellas plataformas habilitadas para dicha opción.

  • Recepción de facturas conectando con FACe, FACeB2B y otros PGE.

  • La carga automática de las facturas recibidas en los sistemas de gestión de SODEXO.

Sodexo, además tenia un factor añadido, cuentan con más de 25 cifs, por lo que la solución que implantó Reprise, aportaba un valor añadido ya que el proceso de firma delegada de facturas incorpora permitió eliminar la complejidad de disponer de un certificado de firma electrónica adecuado para cada tarea de firma, minimizando el riesgo inherente al manejo de certificados de firma electrónica.
 

¿Cuáles fueron los beneficios de la solución de Reprise, que resultaron definitivos para Sodexo?
 

  • Reprise proporcionaba una solución desarrollada en  Española, que recogía todas las necesidades requeridas por la Ley de impulso de la factura electrónica. Su fabricante formaba parte del grupo de trabajo, que ayudo al Ministerio de Hacienda a construir el entorno de facturación electrónica.

  • Reprise garantizaba, que cualquier cambio que fuera necesario desarrollar tanto en el XML como en el formato Facturae, se acometería en tiempo y forma.

  • La solución había sido desarrollada por un fabricante homologado por el Ministerio de Hacienda, reconociéndole como un partner de confianza.

  • Disponía de la tecnología necesaria para conocer el estado de la factura. De forma que se puede conocer en todo momento el plazo previsto para el cobro de una factura o su rechazo contable y motivos que lo originan para hacer el seguimiento, reclamación y subsanación correspondientes.

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“La tecnología que permite la clasificación automática y dispatching de las NEO en función de diferentes criterios (organismo emisor, palabras clave, nivel de prioridad y grupo interesado), fue uno de los principales motivos por los que nos decantamos por una solución de este tipo”.

Javier Sant Román

"Procurement & Facilities Manager Iberia"

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