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Solución de Gestión de Expedientes

PRL

Apto médico
Cursos primero auxilios
Entrega epis
Prl-rrmm

Aporta una solución transversal que relaciona todos los datos, documentos, acciones y comunicaciones que se llevan a cabo en los departamentos de RRHH, desde el momento de la selección de un empleado, hasta que finaliza su relación contractual con la empresa.

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Permite consultar, proteger, analizar y relacionar toda la información personal, cumpliendo con el GPRD y tiene la máxima capacidad de integración con los softwares de terceros.

¿Para qué sirve la solución de gestión de expedientes?

La solución de gestión de expedientes, controla, automatiza y protege toda la documentación de un empleado durante su vida laboral con la empresa. Relaciona a los trabajadores con cada uno de sus documentos, posibilita una búsqueda rápida y avanzada a través de los metadatos y permite compartir la documentación con el empleado y los departamentos de la empresa.

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Al automatizar procesos habituales para la aprobación de documentos como las altas y las bajas de la seguridad social, agilizar los procesos de comunicación entre los departamentos involucrados y garantizar una trazabilidad de cada acción realizada con la información del empleado, no solo se genera un mayor control sobre la seguridad y la gestión de los expedientes de los trabajadores, sino que, procesos como la aprobación de vacaciones o la tramitación de permisos por enfermedad, dejan de ser tediosos, manuales y repetitivos, optimizando los tiempos y procesos del departamento de RRHH.

¡Trabaja sin papeles, pero con todos tus datos y documentos! 

¿En qué me puede ayudar la solución de gestión de expedientes?
  • Listado de notificaciones disponible
    Las notificaciones que la administración pública pone a disposiciónde las empresas son listadas en la solución. Esta vista permite tener un primer detalle de la notificación, de manera que pueda ser descargada o mantenida como disponible sin descargar a criterio del usuario
  • Servicio de monitorización
    Servicio que consulta periódicamente de forma automática las notificaciones disponibles de las entidades autorizadas proconfiguradas. Es necesario configurar las entidades autorizadas mediante la carga en el sistema del certificado electrónico que permite el acceso a los servicios públicos de notificación
  • Descarga selectiva de notificaciones
    Descarga de las notificaciones seleccionadas del listado de las puestas a disposición y firmado automático mediante certificado proconfigurado. En el momento de la descarga se confirma la recepción de la documentacióny activa el plazo correspondiente a la notificación. Se asiganará a un área o a un receptor en funciónde la configuración de la solución
  • Archivo de notificaciones e información asociada
    Se realiza el archivo automático de la notificación con su información y su documentación asociada. Se organiza en función de la configuración de la solución. Se realiza un análisis OCR de la notificación para poder realizar búsquedas por contenido (opcional). Los elementos que se crean y archivan son: -Expediente:identificador de la notificación -Adjuntos: documentación adjunta a la notificación si aplica -PDF: documento con el texto completo "buscable" de la notificación -XML: Fichero técnico que acumula la información más relevante de la notificación
¿Qué ventajas me aporta la solución de gestión de expedientes?

La vida laboral de un trabajador requiere una gestión de documentación constante, desde la entrega de material de bienvenida, acuerdos de confidencialidad, evaluaciones del desempeño, bajas de maternidad/paternidad, hasta la notificación de fin de un contrato.

 

La solución de gestión de expedientes ayuda a registrar, clasificar, buscar, organizar y automatizar todos los procesos que requieran uso de esta documentación, como por ejemplo un permiso de vacaciones, y a guardar de forma centralizada y segura toda la información de la vida laboral de tu empleado. 

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Los principales beneficios de gestionar con una plataforma los datos y documentos de los empleados, aportan una relación más fluida con los empleados, que les hace sentirse más motivados y trabajar más implicados, lo que aporta mayor rentabilidad a la empresa. 

  1. Acceso rápido y ágil para visualizar, descargar o compartir la información relacionada con la empresa.

  2. Navegación y búsqueda avanzada de documentos desde un mismo lugar.

  3. Firma de documentos simple y desde cualquier lugar.

Beneficios para los empleados:

  1. Toda la documentación importante ubicada en un sistema propio. Sin dependencia de terceros.

  2. Tu información y la de tus empleados centralizada y relacionada en un solo lugar. 

  3. El mantenimiento del ciclo de vida de un documento en un solo sistema sin necesidad de envío de emails o uploads a otros sistemas que se integrarán con la plataforma. 

  4. Permite disponer de la documentación de forma inmediata y segura con aplicación de permisos de acceso, búsqueda avanzada y auditoría.

  5. Comparte automáticamente la documentación del empleado basada en procesos repetitivos.

  6. Elimina costes por almacenaje mediante la digitalización de la documentación y los procesos. 

  7. Facilidad de adaptación a los cambios y mejoras en los procesos y/o nueva documentación. 

  8. Integración nativa con el resto de módulos de procesos de RRHH u otros departamentos de la empresa.

Beneficios para la empresa y departamento de RRHH:
Reprise Constant testimonial.png

"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".

Helena Duarte

"Responsable del departamento

legal en Grupo Constant"

¿Qué puede aportar Reprise a mi departamento?

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