910 22 01 42 (Madrid) / 934 09 32 60 (Barcelona)
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En nuestra opinión existen muchos factores por los que trabajar con un gestor documental. El ahorro de tiempo y espacio, es la razón fundamental, poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de tu empresa.

Otros motivos muy relevantes de los procesos de gestión documental.

  • La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso o restricciones de usuarios. Esto reduce el riesgo de pérdida de información.
  • Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Hoy más que nunca, tenemos que consultar información sin estar en la oficina. Tener la información en papel limita el acceso, siendo necesario ir a la oficina para consultar la información.
  • Dejar de imprimir documentos innecesarios y ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
  • Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información.
  • Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
  • Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos