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Las notificaciones electrónicas, son el sistema mediante cualquier persona física o jurídica puede recibir los avisos y documentos generados por las Administraciones Públicas, como por ejemplo, la Agencia Tributaria, la Dirección General de Tráfico, la Seguridad Social y demás organismos de la Administración.

¿Qué cambio ha habido en las Notificaciones Electrónicas Obligatorias?

El lanzamiento del Real Decreto 1363/2010 de 29 de octubre que regula los supuestos de las notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias en el ámbito de la AEAT y posteriormente la Ley 39/2015,  lo que implica un cambio radical en la forma de comunicarse la Administración Pública con las empresas y ciudadanos, ya que este nuevo sistema de comunicación sustituye las notificaciones postales, a las que estamos todos acostumbrados, lo que además puede llevar a las empresas a incurrir en sanciones, si no responden en tiempo y plazo a las Notificaciones Electrónicas ya que es una Ley de obligado cumplimiento, tanto para las personas físicas, como para las personas jurídicas.

Desde Reprise, estamos ayudando a todos nuestro clientes a cumplir con este nuevo Real Decreto gracias a la integración de un software, que se conecta de forma automática con los distintos portales de las Administraciones Públicas, y gracias a la integración con el gestor documental facilita su gestión, ayudando no solo a cumplir con esta nueva obligación, sino que este cambio está ayudando a muchas empresas a contemplar los beneficios reales de la gestión documental, impulsando la automatización de procesos basados a día de hoy en papel.

Desde Reprise consideramos que las empresas que tienen mayor problema, o dicho de otra forma, necesitan de forma inminente un software para gestionar las Notificaciones Electrónicas, de forma automática, son aquellas que pertenecen a grandes grupos en los que la gestión de los distintos cifs, y por tantos certificados de empresa se hace más compleja.

O bien empresas con muchos empleados, susceptibles de recibir gran numero de notificaciones de las Seguridad Social, o con grandes flotas de coches, debido a su amplia red comercial o de servicio técnico, ya que serán notificadas continuamente por la dirección general de tráfico.

Cuáles son las principales dificultades que tienen las empresas para afrontar con éxito la gestión de las notificaciones electrónicas?

Tras hablar con diferentes empresas, de todos los tamaños y sectores nos damos cuenta que los principales problemas que surgen son:

La perdia de notificaciones, ya que la empresa no tiene medio para conectarse a todos los buzones existentes, muchas veces por simple desconocimiento de que exista dicho portal.

Parones en el negocio por la gestión de permisos con la Administración Pública.

Problemas de seguridad, ya que los Certificados de Empresa se ponen a disposición de gente que debido a su rol no debería desposeerlo.

¿Qué requisitos o funcionalidades debe aportar un software de gestión de notificaciones electrónicas?

  • La revisión automática de los 18.000 buzones electrónicos susceptibles de notificar a tu empresa.Ser un sistema multi-empresa y compatible con apoderamientos, permitiendo gestionar varios cifs desde el mismo portal, gestionando de forma eficiente los permisos de cada empresa.
  • Disponer de un sistema de alertas que nos permita gestionar las Notificaciones Electrónicas sin incurrir en retrasos, que provoquen sanciones o pérdidas de negocio.
  • Ayudar a que los procesos se simplifican, gracias a funcionalidades de gestión documental, que capturen, organicen, y nos permitan compartir la información de cada notificación electrónica, con el grupo de personas que debe gestionarla, desde su inicio a su fin.
  • Permitir la trazabilidad de cada notificación electrónica, detallando que personas a intervenido en el proceso de gestión de la notificación.
  • Permitir no solo descargar la notificación electrónicas, sino también disponer de la posibilidad de generar la respuesta.
  • Reducir el tiempo de descarga de las notificaciones pendientes, así como ver de forma clara y sencilla las acciones que tengo pendientes en cada una de ellas.
  • Capturar datos de las notificaciones electrónicas, a partir de la información aportada por las administraciones públicas, antes de llevar a cabo la descarga de la NEO.
  • Automatizar las tareas, gracias a la captura mediante OCR del su contenido
  • Permitir tramitar las NEOS de todos los organismos, ya sean los adscritos a las Plataforma 060, a la carpeta ciudadana, Tribunales de Justicia, etc.
  • Permitir la configuración de reglas de acceso y posibilidad de realizar auditoría por usuario, proceso, fecha de descarga, etc.
  • Permitir, clasificar las Notificaciones Electrónicas por el criterio que a cada persona o departamento le sea más ágil para llevar a cabo su trabajo.
  • Ser compatible con el directorio activo (LDAP) para gestionar los permisos y roles de los usuarios.
  • Control de la aducidad de los certificados y ser compatible con sistemas HSM.

¿Qué beneficios proporcionan las soluciones de gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias que integra Reprise?

  1. Han sido desarrolladas en España, por empresas que están en constante contacto con la Administración Pública, habiendo desarrollado software para cumplir con diferentes obligatoriedades legales en los últimos años, como por ejemplo, la facturación electrónica, la digitalización certificada, el Suministro inmediato de información, y poseer una gran experiencia y trato con la Administración.
  2. Ser desarrolladas por empresas en las que la principal misión es desarrollar software para cumplir con obligaciones legales que poseen gran capacidad para reaccionar a los cambios de la Administración.
  3. La visión conjunta y cercanía entre Reprise y el fabricante de las soluciones, que hacen que la puesta en marcha de los proyecto se haga de la forma más ágil y con mayor éxito posible.
  4. La revisión automática de todos los buzones electrónicos.
  5. Descargar de forma masiva o selectiva las notificaciones electrónicas, en función de los criterios que escoja cada empresa, o departamento.
  6. Archivo y catalogación automática de las notificaciones electrónicas descargadas.
  7. Llevar el control automático de los plazos de respuesta de cada notificación.
  8. No hay necesidad de reiniciar el navegador en caso de que se utilicen múltiples certificados.
  9. El mecanismo de descarga de las notificaciones electrónicas es completamente sencillo.
  10. Reducción de tiempos de trabajo, gracias a la automatización de procesos.
  11. Mayor facilidad para cumplir con los plazos previstos gracias a que la herramienta permite realizar búsquedas por diferentes fechas o estados.