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REPRISE

Servicios de Gestión Documental

En Reprise apostamos por la gestión documental como herramienta crucial para capturar, organizar, gestionar, compartir y custodiar la información de forma segura y eficiente, automatizando los procesos. Gracias a nuestra completa oferta de valor y larga experiencia, nuestros proyectos abarcan todo el ciclo de vida de los documentos.

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En Reprise apostamos por la gestión documental como herramienta crucial para capturar, organizar, gestionar, compartir y custodiar la información de forma segura y eficiente, automatizando los procesos. Gracias a nuestra completa oferta de valor y larga experiencia, nuestros proyectos abarcan todo el ciclo de vida de los documentos.

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Analizar, entender y definir objetivos alcanzables

¿Qué puede hacer Reprise por ti?

¿Por dónde empezamos?

Analizar, entender y definir objetivos alcanzables

Para llevar a cabo un proyecto de gestión documental, es esencial el análisis de la situación actual y del grado de madurez de tu empresa en cuanto a transformación digital se refiere.

A lo largo de los años hemos visto fracasar muchos proyectos de este tipo por ser demasiado ambiciosos. Empresas que perseguían llegar a la mítica oficina sin papeles, algo que hoy por hoy es imposible de alcanzar.

Una de las claves de los proyectos de gestión documental es analizar las principales amenazas; es decir, identificar las áreas críticas de la empresa en las que se tratan un mayor número de documentos, datos y flujos de trabajo, para poder conseguir de forma rápida resultados que amorticen la inversión. Por ejemplo:

Localizar los principales procesos de negocio (basados en papel o en flujos de trabajo ineficientes) que retrasan el trabajo del día a día de tu empresa.

Eliminar los cuellos de botella que impiden dar un servicio perfecto en tiempo y forma a tus clientes, reduciendo los beneficios de tu empresa.

Detectar tareas repetitivas, que generan un trabajo carente de valor para tu empresa y con ello impiden desarrollar trabajos más útiles y motivadores para todos los departamentos.

Entender la filosofía de tu empresa y estudiar un plan de transición, que consiga transformar la manera de trabajar y convierta tu empresa en una organización más ágil, segura y eficiente.

¿Qué puede hacer Reprise por ti?

Somos expertos en soluciones documentales. Nuestra oficina técnica de proyectos (BPO) ha desarrollado a lo largo de los años una metodología de trabajo experimentada y estructurada, tanto para el análisis como para el diseño y la ejecución de los proyectos, que nos permite:

  • Asesorarte en los procesos documentales a abordar.
  • Orientarte en la elaboración de los principales workflows que automaticen procesos, convirtiendo muchas tareas antes manuales en automáticas para aumentar la productividad del servicio.
  • Ofrecer soluciones para la captura de los documentos o datos, la gestión de la información y su entrega o puesta a disposición de los usuarios finales.
  • Escoger o determinar las herramientas de gestión documental o ECM que aporten mayores beneficios a cada una de las empresas.
  • Construir desde la base un roadmap del proyecto que determine su alcance y fases, permitiéndote crecer y acompañándote en la transformación digital de tu empresa.

¿Por dónde empezamos?

Muchas empresas se preguntan cuáles son los procesos por los que deberían comenzar su transformación digital. Nosotros te proponemos los que hemos detectado como más rentables y aplicables para cualquier empresa. Su eficiencia será aún mayor dependiendo del sector de actividad, tamaño y cultura de transformación digital.

Estas son las que consideramos más prioritarias:

Digitalización de facturas de proveedor. Permite automatizar la captura y olvidarse del papel, ahorrando costes de almacenamiento y manteniendo segura y a mano la información de obligada conservación de cualquier empresa.

Firma digital de contratos o documentos. Permite firmar con validez legal cualquier documento, sin tener que desplazarse a la oficina u organismo correspondiente. La firma se realiza a través de conexiones seguras, vía email, sms, etc., reduciendo costes de impresión, de desplazamiento y tiempo de trabajo de los distintos departamentos.

Solicitud de vacaciones. En empresas con un alto número de empleados, el proceso de solicitud de vacaciones (que no aporta ningún beneficio a la empresa) conlleva costes debido a los flujos de aprobación de las mismas. Automatizando el proceso evitamos el papel y las esperas innecesarias, y tenemos un control en tiempo real de las personas que están trabajando y de vacaciones.

Gestión de notas de gastos. En empresas que poseen grandes equipos comerciales, o empleados que necesitan realizar viajes frecuentes para el desempeño de su actividad, la gestión de los tickets de gastos suele ser complicada. Incluso puede llegar a repercutir en multas por incumplimiento del SII, o bien un excesivo data entry y gestión por parte de los departamentos de recursos humanos. Si automatizamos este proceso eliminamos la tarea de data entry, y cumplimos con el SII.

Validación de albaranes, facturas y demás documentos relativos a la compra o venta de un producto. Es un hecho recurrente que las empresas gastan tiempo y dinero en la captura de datos, en la comprobación de pedidos, importes, fechas y demás datos necesarios para la facturación de un producto o servicio. Automatizando el proceso de captura, gestión y búsqueda de los datos reducimos el tiempo, ahorramos papel e impresiones, aseguramos el archivo de la información y acortamos los plazos de pago de nuestros clientes, obteniendo una mayor rentabilidad para tu empresa.