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REPRISE

Cumplimiento Normativo AA.PP.

Reprise proporciona soluciones que ayudan a automatizar los procesos de negocio y avanzar en la transformación digital de las empresas. Desde hace unos años, las Administraciones Públicas han adoptado un papel esencial en dicha transformación, al apostar por la migración a la gestión documental digital y exigir por ley la conversión de muchos procedimientos, antes basados en papel, a formato electrónico.

REPRISE

Cumplimiento Normativo AA.PP.

Reprise proporciona soluciones que ayudan a automatizar los procesos de negocio y avanzar en la transformación digital de las empresas. Desde hace unos años, las Administraciones Públicas han adoptado un papel esencial en dicha transformación, al apostar por la migración a la gestión documental digital y exigir por ley la conversión de muchos procedimientos, antes basados en papel, a formato electrónico.
Icono Factura Electrónica

Facturación Electrónica a las AA.PP.

EDAS Facturas

A través de FACe y demás plataformas vigentes de conexión con las Administraciones.
Icono Digitalización Certificada

Digitalización Certificada

EDAS Facturas

Di adiós al papel y tira las facturas, contratos y demás documentos en papel que la ley obliga a guardar durante 5 años o más.
Icono Suministro Inmediato de Información

Suministro Inmediato de Información (SII)

EDAS SII

Adáptate al nuevo decreto que obliga a empresas a enviar los registros de facturación del IVA a la Sede Electrónica de la AEAT.
Icono Gestión de Notas de Gastos

Gestión de Notas de Gastos

e-Ticket

Simplifica y agiliza el conteo de los tickets de gastos derivados de la actividad profesional, su envío obligatorio a la AEAT y la recuperación del IVA.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A LAS AA.PP.

¿Qué es?

La factura electrónica es un documento electrónico que cumple todos los requisitos legales exigibles a las facturas y garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

¿Cómo funciona?

EDAS Facturas es una solución de facturación electrónica versátil, potente y adaptable a las necesidades de cualquier empresa u organización, que agiliza la emisión y entrega de facturas, aumenta la productividad y el control, y elimina infinidad de costes directos respecto a la facturación tradicional en papel.
  • Permite la Emisión, Archivo y Gestión Digital de las facturas y cumple todos los requisitos exigidos a los proveedores de las Administraciones Públicas.
  • Solución integrable con cualquier Sistema de Gestión.
  • 1ª solución integrada con FACe en entorno Windows para cumplir la Ley 25/2013.
  • Homologada por la AEAT.
  • Premio Nacional al Mejor Software de Facturación Electrónica.
Proceso de emisión de Facturas Electrónicas
  • Carga en EdasFacturas de todos los datos de las facturas a emitir, con todos los requisitos necesarios para su envío.
  • Si los destinatarios son empresas privadas o particulares, las facturas se generan en formato PDF y se envían por correo electrónico.
  • Si son AA.PP, las facturas son generadas en el formato Facturae v.3.2 y siguen el proceso legalmente establecido:
  • Firmado de la factura con firma electrónica.
  • Envío seguro, cifrado y firmado de la factura a través de la correspondiente plataforma.
  • Recogida del asiento registral tras la entrega con el número de registro de la factura y la fecha y hora del momento de la entrega.
  • Seguimiento de la factura y cambios según el estado de tramitación en que se encuentra cada factura.

¿Qué beneficios te ofrece Reprise?

Ahorro en la emisión de facturas
La adopción de la factura electrónica elimina los costes de impresión, franqueo, sobre y gastos de envío, lo que supone un ahorro de entre 5 y 15 € por factura. Por ejemplo, una empresa que emita 1.000 facturas anuales (83 al mes), ahorraría entre 5.000 y 15.000 € AL AÑO.
Reducción de otros costes ocultos
Costes administrativos y de venta (menos incidencias en caso de diferencias con los clientes); costes a los clientes (las facturas se pueden pagar antes) y costes financieros de la deuda.
Eliminación del archivo físico
Así como de sus costes asociados, económicos y medioambientales.
Cumplimiento de la normativa
La Ley 25/2013 obliga, desde el 15 de enero de 2015, a que todos los proveedores de las Administraciones Públicas emitan facturas electrónicas (Factura-e).
Inclusión en el registro contable de las AA.PP.
El uso de la factura electrónica garantiza su inclusión en el registro contable de las AA.PP., lo que permite reducir la morosidad y acelerar el cobro.
Optimiza el trabajo diario de la empresa
Automatizando procesos que antes eran manuales; facilita la localización de facturas y documentos relacionados, permite su reenvío inmediato si es necesario (por pérdida, errores, etc.), elaborar informes y cálculos…
Movilidad
Permite una gran movilidad también en los procesos de facturación, algo hasta hace poco inalcanzable.

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

¿Qué es?

Es un proceso de digitalización que, al cumplir con los requisitos establecidos por la AEAT, otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel. Y además de garantizar su perdurabilidad y suficiencia, asegura el acceso completo a la información archivada.

¿Cómo funciona?

  • La digitalización certificada es un proceso que permite la conversión a formato electrónico de las facturas recibidas en papel.
  • Posibilita la extracción de los datos obligatorios, lo que facilita su tratamiento como documento estructurado y su integración con los sistemas de gestión económico-financieros, como si de facturas electrónicas se tratara.
  • Permite a los clientes:
    • Exportar la base de datos de imágenes y datos de las facturas a sistemas de gestión documental en la nube, para mantener toda la información accesible.
    • Exportar los datos a las aplicaciones de contabilidad para automatizar la contabilización de las facturas.
    • Generar potentes informes de análisis de gestión del negocio.
    • Preparar ficheros de facturas recibidas, filtrando por diferentes criterios en función del uso que vaya a dársele: período completo para remitirlo al asesor contable, de un determinado proveedor para negociar mejores condiciones de trabajo…
  • Cumple estrictamente los requisitos establecidos por la Administración Pública: el proceso se realiza con un software de digitalización certificado homologado por la AEAT.
  • Garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y las imágenes digitales se firman con un certificado de firma electrónica instalado en el sistema.
  • El resultado de la digitalización certificada se organiza en torno a una base de datos y por cada documento digitalizado se conserva un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros regulados por el 1624/1992 de 29 de diciembre.
  • Permite el acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos: consulta online, visualización de los documentos con todo detalle, búsqueda selectiva por cualquiera de los datos asociados, copia o descarga online en los formatos originales e impresión en papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de control fiscal.

¿Qué beneficios te ofrece Reprise?

Ahorro en la recepción de facturas
Elimina los costes generados por los flujos de trabajo y archivo manuales, la introducción y codificación de los datos y todos los gastos derivados de los procesos tradicionales realizados con las facturas en papel, que normalmente superan los 20€ por factura
Recepción de facturas completamente automática
No es necesaria la introducción manual y una vez disponibles los datos obligatorios y las líneas de detalle, el fichero resultante puede exportarse en tiempo real a los sistemas de gestión: ERP, contabilidad, tesorería, flujo de aprobación… Independientemente del volumen de facturas.
El 100% de los datos importados es correcto
Adiós a los errores, pérdidas, olvidos, retrasos, ineficiencias, insatisfacción de los proveedores, pérdida de descuentos por pronto pago… La automatización suprime los procesos manuales y, con ello, los fallos humanos.
Validación instantánea de los datos clave
Se produce en el momento del envío y, si es necesario, se puede efectuar la casación del importe total de la factura con el pedido que la originó.
Las incidencias se gestionan de forma más rápida
Las incidencias por errores o confusiones se gestionan de forma más rápida y eficiente por correo electrónico (en lugar del teléfono, el correo postal o el fax).
No existen gastos de archivo físico
Ni carpetas, ni ficheros, ni papel.
Otros ahorros
A estos conceptos hay que añadir entre un 50-80% de los ahorros logrados en la emisión electrónica.

SUMINISTRO INMEDIATO DE INFORMACIÓN (SII)

¿Qué es?

El Suministro Inmediato de Información (SII) es el nuevo sistema de gestión del IVA, vigente desde el 1 de julio de 2017, que apoyándose en las nuevas tecnologías obliga a remitir de forma telemática a la Agencia Tributaria los datos de las facturas emitidas y recibidas (incluidas las facturas simplificadas o tickets) en los 4 días siguientes a su emisión o registro contable. Este nuevo sistema de llevanza de los libros registro del IVA se efectúa a través de la Sede electrónica de la AEAT y no exige enviar las facturas, sino solo determinada información.

¿Cómo funciona?

EdasSII es la solución escogida por Reprise para ayudar a sus clientes a cumplir con el SII. Sea cual sea el sistema de gestión que utilice la empresa, simplifica enormemente el proceso y permite:
  • Generar la estructura XML de cada libro registro
  • Controlar que contiene la información necesaria para una correcta presentación
  • Conectar de forma segura con la plataforma de la AEAT
  • Transmitir cada uno de los libros
  • Recoger la evidencia de presentación que respalda la realización de la misma
  • Informar de los errores producidos en la entrega para su corrección o modificación y entrega de nuevo.
  • Monitorizar el proceso en todo momento para su perfecto control.
Además, EDAS SII también incorpora una valiosa herramienta de Recepción de justificante: ANALYTICS, que proporciona un resumen muy sencillo y visual del número total de registros presentados, permite conocer su estado y además:
  • Llevar un registro de Actividad
  • Controlar el estado de los envíos
  • Incorporar alertas
  • Dar seguimiento a los errores
  • Realizar búsquedas
  • Generar potentes informes
  • Instalarse On premise o Cloud

¿Qué beneficios te ofrece Reprise?

Nuestra ESPECIALIZACIÓN, basada en 3 puntos clave:
1. Nuestro conocimiento
  • Nos asesoran empresas que formaron parte del grupo de trabajo “Proyecto Piloto” del SII de la Agencia Tributaria.
  • También contamos con el asesoramiento del REAF (Registro de Economistas Auditores Fiscales).
  • Contamos con colaboradores a nivel técnico y legal.
2. El análisis y diseño de la solución
  • Avalamos su potencia y sencillez.
  • Nos aseguramos de que sea fácilmente adaptable e integrada.
  • Y de sus múltiples alternativas de uso (On premise, Cloud, API)
3. La adaptación y evolución continuas
  • Ponemos el foco y la dedicación de recursos en garantizar su evolución y compatibilidad futuras.
  • Nos anticipamos a posibles cambios para tener suficiente tiempo de reacción.
  • Somos capaces de adaptarla a necesidades especiales.

Además de las ventajas directas de cumplir el SII:

  • Reducción de las obligaciones formales (suprime la obligación de presentar los modelos 340, 347 y 390 y los Libros Registros de IVA).
  • Mayor información de contraste (obtención de “Datos Fiscales”, reducción de errores y mayor seguridad jurídica).
  • Ampliación del plazo de presentación de las autoliquidaciones (primeros 30 días naturales del mes).
  • Mejora en el control tributario de las operaciones entre empresas (anticipa la información, acerca el momento de contabilización al del gasto real y cruza la información si cliente y proveedor se acogen al sistema SII).
  • Reducción de los plazos, de comprobación y de las devoluciones.
  • Disminución de los requerimientos de información, al tenerla toda disponible la AEAT.

GESTIÓN DE NOTAS DE GASTOS

¿Qué es?

E-Ticket es una plataforma de gestión de notas de gasto, diseñada para facilitar y agilizar la administración de dietas, viajes, traslados y todos los gastos derivados de una actividad profesional. Permite capturar los datos de cada ticket con una simple fotografía hecha con un smartphone y su envío automático a un repositorio para su posterior gestión. E-Ticket es multiplataforma y multidispositivo, 100% compatible con todos los navegadores y disponible 24/7.

¿Cómo funciona?

  1. Acceso a la plataforma

Mediante un proceso de registro, el usuario introduce sus credenciales en la aplicación web y accede a la pantalla de inicio de e-Ticket.

  1. Subida y captura de tickets

Con solo tomar una foto desde el móvil, podemos subir un ticket a la plataforma y extraer de forma inmediata todos sus datos.

  1. Control de gastos

E-Ticket agrupa los gastos según la forma de pago (efectivo, tarjeta, etc.), asigna y genera categorías, crea y gestiona periodos de liquidación y permite búsquedas personalizadas por criterios (categoría, proveedor, fecha, etc.)

  1. Detalle de las notas de gasto

Captura cada ticket en formato PDF y hace un desglose detallado de los datos, permitiendo su corrección o modificación y la descarga de la imagen capturada.

  1. Liquidaciones

El usuario puede ver las notas de gasto agrupadas en periodos de liquidación, tanto las pendientes como las aprobadas y liquidadas. Una vez comprobadas, se env para aprobar las liquidaciones  pantalla un menn funcidas las notas de gastos de un periodo, con su detalle y una miniatura de ían al responsable que deba verificarlas y aprobarlas, y se genera un informe final en PDF.

  1. Informes de liquidaciones

Con un solo clic, e-Ticket genera un informe completo en el que se resumen y desglosan todas las notas de gastos de un periodo, con su detalle, una miniatura de la captura de cada ticket y el importe total de liquidación.

  1. Rol de administrador

El sistema asigna distintos accesos y permisos en función del rol de cada usuario. Los administradores tienen en su pantalla un menú para supervisar, controlar y aprobar las liquidaciones de los usuarios.

¿Qué beneficios te ofrece Reprise?

Ahorro de tiempo y dinero
  • Reducción del tiempo dedicado a la tarea de gestión de notas de gasto.
  • Ahorro para las empresas (reducción aprox. del 20 % del importe de notas de gasto).
  • Mejor control de la asignación de gastos de la empresa (Negociación).
  • Posibilidad de recuperación del IVA de los tickets solicitando la factura.
Movilidad
Captura sencilla, fiable e inmediata de los tickets desde cualquier smartphone. Tecnología OCR de última generación (mejora notable de la inmediatez y el reconocimiento de datos).
Sencilla integración con ERP
Solución centralizada, flexible y adaptable a cualquier sistema de gestión y distintos formatos. Facturae, EDI, PDF.
Control de liquidaciones
Gestiona los tickets mediante una sencilla interfaz que permite realizar liquidaciones por tramos.
Personalización ad-hoc
Adaptación a medida para cada cliente, con el look & feel corporativo de la entidad.
Solución homologada
Por la AEAT y las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra.