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REPRISE

Software de gestión de impresión

Para conocer los costes de impresión dentro de una empresa, lograr un mayor ahorro y eficiencia y cumplir con las políticas medioambientales, Reprise ofrece un análisis fiable y seguro mediante las soluciones Triple A.

Las herramientas de Triple A tienen la función de sensibilizar a los usuarios de la organización sobre los costes derivados de su uso de la infraestructura de gestión documental y controlar todo el proceso de impresión.

REPRISE

Software de gestión de impresión

Para conocer los costes de impresión dentro de una empresa, lograr un mayor ahorro y eficiencia y cumplir con las políticas medioambientales, Reprise ofrece un análisis fiable y seguro mediante las soluciones Triple A.

Las herramientas de Triple A tienen la función de sensibilizar a los usuarios de la organización sobre los costes derivados de su uso de la infraestructura de gestión documental y controlar todo el proceso de impresión.

Icono Autenticación

 ¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE TRIPLE A?

¿QUÉ PUEDE HACER REPRISE POR TI?

NUESTRAS SOLUCIONES TRIPLE A

¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE TRIPLE A?

Las soluciones Triple A ayudan a racionalizar y controlar los procesos de impresión, mediante 3 funciones: Autenticación, Autorización y Accounting (o Contabilidad).

La Autenticación permite:

  • Identificar a los usuarios cuando utilizan los dispositivos de impresión.
  • Contabilizar su gasto.
  • Restringir su acceso a funcionalidades no autorizadas, según su perfil.

Las soluciones de gestión de impresión de Reprise permiten establecer permisos de impresión por usuario. Una buena configuración del parque de impresión (determinar qué impresora debe imprimir cada documento) también ayuda a reducir los costes.

Con la Autorización:

Establecemos el conjunto de herramientas, procedimientos y protocolos que permiten aceptar o denegar el acceso de un usuario a los recursos (una vez que se ha autenticado con éxito). De esta forma, se puede:

  • Autorizar o no el acceso a la impresión en color.
  • Definir cuotas de impresión (un volumen determinado de copias por usuario o grupos de usuarios).
  • Establecer unos saldos máximos y controlar así los gastos de impresión.

A través del Accounting o Contabilidad:

  • Registramos toda la actividad de impresión.
  • Realizamos informes sobre el uso de los equipos y los volúmenes de cada usuario, diferenciando entre fotocopias o impresiones, blanco y negro o color, páginas impresas en A3 o A4, etc.

Una vez recogidos los datos de los informes, nuestra consultoría replantea las capacidades de impresión y sus costes asociados.

Las soluciones de Accounting de Reprise permiten:

  • Lanzar mensajes a los usuarios para ayudarles a decidir si es necesario imprimir el trabajo.
  • Generar ficheros CSV o Excel, para poder trabajar con las estadísticas obtenidas de forma ágil y sencilla.

¿QUÉ PUEDE HACER REPRISE POR TI?

Identificar:

Costes Ocultos

Una supervisión insuficiente y la falta de informes centralizados dificultan la optimización del entorno de impresión y la identificación de las áreas de gasto excesivo.

Flujos de trabajo poco eficientes

Los usuarios tienen que realizar tareas adicionales (escanear manualmente, localizar el documento, descargarlo, enviarlo por email…) que conllevan un tiempo que se malgasta y un rendimiento menor.

Productividad reducida

Debido a la imposibilidad de los usuarios de imprimir en la impresora más cómoda dentro de la organización, o de enviar los trabajos de impresión de forma remota o mientras viajan.

Riesgos de seguridad

Los datos confidenciales pueden estar al alcance de personas no autorizadas, lo que además podría suponer una infracción de las normas de la organización.

Dificultad de administración

La implementación y la gestión posterior (incluidos los permisos y perfiles de acceso de los usuarios) resultan difíciles, ineficaces y lentos de administrar.

NUESTRAS SOLUCIONES TRIPLE A

Es la solución de control de costes por máquina exclusiva de Xerox®. Viene de serie y es totalmente gratuita. Incrementa la seguridad de los equipos, determina el acceso y permite controlar y contabilizar las funciones de copia, impresión, scanner y fax, tanto por usuario como por departamento.

Funciones
  • Control de acceso o autenticación: el acceso a la impresora se controla de forma fácil, mediante una ID de usuario.
  • Contabilidad de todas las funciones de la máquina, (copia, impresión, escáner y fax).
  • Imputación de los costes por departamento, por usuario o por grupos de usuarios.
  • Establecer límites o cuotas, tanto de impresiones en color como en blanco y negro.
  • Limitar el horario en el que se puede imprimir. Por ejemplo, restringiéndolo a partir de las 19.00h
  • Restringir las impresiones por tipo de trabajo.
  • Bloquear determinadas bandejas para que solo puedan usarlas algunos departamentos (por ejemplo, las que contienen papel preimpreso).
  • Políticas de impresión: Permite llevar el control de impresión, tanto por usuario como por departamento de la compañía.
Ventajas
  • XSA viene de serie en todos los equipos con tecnología Connectkey®.
  • La solución reside en la máquina, por lo que no necesita servidores.
  • Se controla desde los web services del equipo multifunción.
  • Reporta informes en formato CSV, que permiten trabajar con la información.
  • Permite cargar los usuarios uno a uno, o importar un fichero de carga (Excel o CSV)

Ayuda a aumentar la eficiencia, simplifica y acelera el trabajo del día a día, protege los documentos y reduce los costes corporativos. Todo gracias a herramientas de seguridad, impresión, escaneado, control de costes y monitorización del estado de dispositivos.

Funciones

IMPRESIÓN:

Terminal avanzado

  • Pull Print & Follow Me
  • Gestión de trabajos
  • Opciones de acabado como color, dúplex, grapado, número de copias…
  • Vista previa de impresión

Impresión Cloud

  • Impresión por el mail servidor, Google Cloud Print y AirPrint.
  • Acceso directo a cloud y carpeta desde dispositivo Google Drive, DropBox, Carpeta, SharedQ, OneDrive.
  • Documentos Office, PDF, imágenes
  • No es necesario Microsoft Office

Reglas de impresión

  • Condiciones: login, grupo, usuario, departamento, dispositivo
  • Acciones: rechazar operación, forzar b&N, forzar dúplex, imprimir todo, redirección de trabajos

ESCANEADO

Terminal avanzado.

  • Aplicación de escaneado para selección de:
  • Número de workflows con derechos de acceso, no está limitado
  • Ajustes que incluyen, entre otros, escaneos separados

Procesamiento avanzado

  • Aumento de imágenes
  • Reconocimiento de códigos de barras 1D y 2D
  • Separación de documentos
  • Zonas OCR

Envío de archivos a múltiples destinos

  • Folder, Email, SharePoint, OneDrive, Google Drive, DropBox, FTP, Script…
  • Sistema de notificaciones

EMAIL OCR

Conversión de documentos fácil y precisa

  • De PDF, JPG y TIFF a formatos editables
  • Adjunte archivo PDF a email, envíe el correo electrónico y reciba rápidamente el archivo en Word.
Ventajas
  • Ahorro: no solo en cuanto a costes de impresión, sino también en la distribución por ubicaciones, dispositivos, departamentos o usuarios.
  • Automatización del procesamiento de los documentos a través de la captura con soporte de zonas OCR o de código de barras. Control de la impresión o copia en color para minimizar costes.
  • Productividad: impresión en cualquier dispositivo, con la opción de elegir funciones de acabado como grapado o impresión dúplex directamente en el terminal, así como capturar documentos Word o PDF con un clic. Impresión de documentos desde dispositivos móviles en formato Microsoft Office o PDF.
  • Seguridad: los documentos no se imprimen hasta que el usuario no inicie sesión en el dispositivo mediante tarjeta NFC, PIN o contraseña.
  • Comprobación: el administrador puede examinar los documentos ya impresos con todo detalle: número de páginas, vista previa del documento…
  • Definición de derechos de acceso de impresión, escaneo y copia para los distintos departamentos o personas.

Es una solución universal de gestión y control de impresión. Disponible para cualquier sistema operativo y cualquier impresora, es fácil de usar y posee miles de funciones.

Funciones
  • Control y gestión de impresión: Registro y control automático del uso de las impresoras, filtrado de trabajos de impresión, control por usuario y/o grupo, aprobación y liberación de trabajos individuales de impresión.
  • Generación de múltiples informes y gráficos sobre el uso de las impresoras y sus costes.
  • Acepta distintos tipo de pago de las impresoras: tarjetas de identificación, tarjetas monedero, pasarelas de pago, lectores, etc.
  • Política de impresión: Asegura que la impresión se realice a doble cara y avisa a sus usuarios de la necesidad o no de imprimir un correo electrónico, por ejemplo.
  • Impresión segura y desde cualquier sitio (Follow me printing). Asegura que ningún trabajo de impresión sea liberado si el usuario no está presente. Permite enviar el trabajo y recogerlo en cualquier impresora o multifuncional ubicado en cualquier sitio de la oficina.
  • Administración simple: Basada en web, fácil de administrar, cuotas automáticas, creación de usuarios automatizada.
  • Soporte para cualquier entorno IT: Independiente del número de servidores de impresión en Windows, Mac OS X, Linux o Novell IES, Servidores cluster Windows, sincronización de usuarios desde Directorio Activo o LDAP, soporte para bases de datos externas como Oracle, SQL Server, PostgreSQL y MySQL.
  • Compatible con redes de cualquier tamaño: escalable desde pequeños colegios o empresas hasta universidades y corporaciones con más de 100.000 usuarios.

Es un software de control de impresión que proporciona control, comodidad y opciones, se adapta totalmente a los requisitos cambiantes de los usuarios y reduce la complejidad tecnológica.

Funciones
  • Captura basada en software, asignación de costes y redacción de informes de todos los documentos producidos en todos los dispositivos.
  • Aplicación sencilla y automática de las cuotas de impresión.
  • Follow-You Printing™ con la función «Liberación de documentos», para eliminar las impresiones desperdiciadas no reclamadas y proteger documentos confidenciales.
  • Admite todos los métodos de pago: tarjetas inteligentes o tarjetas monedero con cinta magnética, sistemas de tarjetas de estudiantes, cuentas de impresión de red local y dinero en efectivo.
  • Recopilación de datos en Terminal: capacidad de realizar un seguimiento y recuperar los costes de impresión cuando no hay ninguna conexión de red disponible.
  • Normas de impresión definibles y un menor direccionamiento de costes.
  • Soluciones integradas en dispositivos Xerox® y basadas en terminal.

Es un conjunto de soluciones para la gestión de la impresión empresarial que permite controlar el entorno de impresión, reducir los costes, aumentar la seguridad, mejorar la productividad administrativa y minimizar el impacto en el medio ambiente.

Funciones

YSoft SafeQ ofrece un control integral y un acceso total del entorno de impresión de acuerdo con las directrices corporativas. Toda esta inteligencia en su conjunto permite mejorar la eficacia y la eficiencia del trabajo de oficina.

  • Print Roaming ofrece una impresión sencilla en cualquier momento y en cualquier lugar.
  • La Impresión basada en reglaspermite establecer las políticas de impresión de su organización conforme a la accesibilidad de los usuarios y las directrices de impresión corporativas.
  • La Autenticación garantiza el acceso seguro a las impresoras y las copiadoras. Solo los usuarios que se hayan autenticado podrán acceder a estos dispositivos.
  • Mediante la opción de Informes obtendrá informes consolidados y detallados por usuario, departamento o dispositivo con los que podrá conocer la asignación de gastos.
  • La impresión móvil es segura y sencilla a través de Internet desde cualquier dispositivo (smartphones, iPads, portátiles, etc.), sin necesidad de instalar ningún software o controlador adicional.
  • La opción de Crédito y facturación es un pago de autoservicio por impresión. Esta opción aporta otra dimensión a los informes de impresión, ya que asigna los gastos a clientes o proyectos específicos que se supervisarán y en los que se cargarán los costes de impresión.