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REPRISE

Casos de Éxito

Estos son algunos de los clientes a los que Reprise ha tenido el privilegio –y el reto– de ayudar a conseguir una mayor eficiencia en su gestión documental y una reducción de sus costes de impresión.

REPRISE

Casos de Éxito

Estos son algunos de los clientes a los que Reprise ha tenido el privilegio –y el reto– de ayudar a conseguir una mayor eficiencia en su gestión documental y una reducción de sus costes de impresión.

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Cadena Hotelera

Hoteles Santos controla, unifica y reduce sus costes de impresión con los servicios de impresión gestionados (MPS) de Reprise.

Transporte aéreo

CRS automatiza la extracción y archivo de datos de documentos AWB y reduce un 75% los recursos dedicados a esta tarea.

Mutua de propietarios

Mutua de Propietarios implanta un gestor documental y reduce y facilita el proceso de validación de miles de facturas.

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Ambilamp

Ambilamp implanta un sistema de detección y alertas de vencimiento de contratos y da un paso más hacia su plena transformación digital.

Verifica

Verifica transforma completamente su forma de trabajar con un amplio proyecto de auditoría y gestión documental.

HOTELES SANTOS

Hoteles Santos es una cadena hotelera de 4 y 5 estrellas basada en la calidad, el servicio y la distinción. Sus 12 hoteles en toda España son un ejemplo de estilo y eficiencia, como el Hotel Porta Fira de Barcelona, Premio de arquitectura Emporis Skyscraper Award 2010 al mejor rascacielos del mundo, o el Hotel Las Arenas de Valencia, premio LovedByGuests 2016.

EL PUNTO DE PARTIDA

Hoteles Santos es una empresa grande del sector hotelero que imprime unas 3.500.000 páginas anuales, de las cuales el 40% son en color y el 60% en blanco y negro. Con 12 hoteles en 10 ciudades, necesita un parque de impresoras siempre a punto y sin incidencias, que le permita ofrecer el mejor servicio a sus clientes.

Por su gran cantidad de impresoras y equipos multifunción, los responsables de Hoteles Santos consultaron a Reprise y nos pidieron ayuda para conocer y controlar sus costes de impresión, automatizar las solicitudes detóner, gestionar eficientemente las incidencias, optimizar su parque de impresión y despreocuparse de la gestión teniendo su parque monitorizado.

Ángel Ortega, el Director de IT, nos contaba la difícil que era gestionar la impresión, ya que se llevaba por separado en cada hotel pero todas las incidencias de impresoras y equipos multifunción recaían sobre sudepartamento. También nos pedía mejorar la seguridad de la impresión.

Joaquín Hidalgo, Director de Compras, hacía hincapié en que conocer las compras de consumibles o los volúmenes de impresión era muy complicado, e imposible imputar y reducir los costes de impresión en cada hotel.

Por su parte, José Ramón, Director Financiero, estaba convencido de que se  podían reducir los costes de impresión, si hacíamos una consultoría de impresión de toda la empresa.

La Solución

CONSULTORÍA Y SERVICIOS DE IMPRESIÓN GESTIONADOS (MPS)

Una vez identificadas todas las necesidades de los distintos departamentos de Hoteles Santos, el equipo de Reprise llevo a cabo una consultoría de impresión.

  1. Instalamos el XDA de Xerox® para conocer los volúmenes de impresión, perfiles de color y blanco y negro, impresiones en A3 y A4, documentos críticos para la empresa, etc.
  2. Redimensionamos el parque de impresión: impresoras más rápidas para los departamentos más críticos (recepción de los hoteles), y equipos de impresión más robustos y fiables para los departamentos con mayor volumen.
  3. Evaluamos los datos de Accounting de Impresión obtenidos, para poder imputar (y reducir) los costes de impresión a cada departamento u hotel, y para extraer informes deimpresión automatizados que facilitasen la gestión al departamento de compras.
  4. Implantamos el proyecto. Este era uno de los puntos más complicados: coordinar la entrega e instalación de más de 70 impresoras y equipos multifunción en los diferentes hoteles y configurar las múltiples colas de impresión para que cada documento se impriman en el equipo indicado. Gracias a la colaboración del equipo de analistas, logística y administración de Reprise y la ayuda de Ángel Ortega, Director de IT de Hoteles Santos, conseguimos gestionar el cambio del parque de impresión en sólo 3 meses.
Los Resultados
  1. La Consultoría de Impresión nos permitió evaluar las verdaderas necesidades de impresión de una gran empresa, Hoteles Santos.
  1. El diseño de la mejor oferta de valor consiguió:
    – Racionalizar el número de equipos de impresión.
    – Estandarizar los modelos de impresoras y multifunción para facilitar la gestión.
    – Mejorar el coste por página de todos los equipos
    – Reducir el volumen de impresión y mejorar el equilibrio entre color y B/N.
    – Implantar nuevas políticas de impresión para reducir los costes.
    – Automatizar los procesos (petición de consumibles e incidencias) para reducir costes ocultos en el stock de consumibles y en elnúmero de horas/hombre.
    – Incrementar los niveles de seguridad en la impresión.
  1. Los Servicios de Impresión Gestionados (XPPS de Xerox®) aportan:
    – Monitorización e información detallada del parque de impresoras.
    – Control del estado de las averías e incidencias.
    – Control y automatización de los pedidos de consumibles.

CRS AIRLINES

CRS Airlines Representatives es una compañía privada especializada en la venta y comercialización de transporte aéreo en España y Portugal, a través de compañías aéreas internacionales. Está dirigida por profesionales de la industria del transporte con experiencia en desarrollo de estrategias y oportunidades de negocio para la promoción de las capacidades de carga.

EL PUNTO DE PARTIDA

CRS Airlines tenía un problema de gestión basado en papel, en concreto con un documento: AWB (Air Way Bill), que recoge toda la declaración de materiales y destinos que llevan en sus transportes. Se utilizaban 4 recursos continuos para traspasar el contenido de ese documento (que tiene más de 100 campos distintos), al sistema de registro corporativo dentro de su ERP.

Cuando el comercial de Reprise se sienta con el departamento de informática de CRS Airlines, nos cuentan que actualmente la empresa tiene un “cuello de botella” a la hora de imputar los datos de este documento. En él se recogen la partes contratantes, la mercancía transportada, el itinerario, el avión y número de vuelo, el flete (o precio del transporte)… Como hemos señalado, el documento AWB cuenta con más de 100 campos y eran introducidos a mano por cuatro personas del departamento de administración.

Dada su complejidad, existían errores humanos que impactaban directamente en la productividad del departamento y generaban un gran numero de horas extra por empleado, así como retrasos en las entregas y en los servicios.

La Solución

Reprise les ofreció la posibilidad de implantar un Gestor Documental que incorpora un potente OCR, capaz de reconocer y extraer la mayor parte de datos de estos documentos de forma automática y sin errores, y permitiendo la conexión del Gestor Documental con el ERP de CRS AirLines.

Los Resultados

Gracias a la consultoría documental que hemos llevado a cabo para CRS Airlines, tres de las cuatro personas que introducían datos de forma manual han pasado a desarrollar otra serie de trabajos que aportan más valor a la empresa, y solo una de ellas sigue revisando e imputando los datos que el OCR no es capaz de detectar, debido al deterioro excesivo de los documentos (que pasan por las manos de distintos transportistas, mozos de almacén, etc. y en entornos de trabajo que dañan la calidad del papel).

Actualmente, Reprise y CRS Airlines seguimos trabajando en la automatización de otros procesos de su negocio que contribuyan a la transformación digital del cliente.

Beneficios = ahorro de costes + ahorro de tiempo + mayor productividad + incremento seguridad de la información.

MUTUA DE PROPIETARIOS

Mutua de Propietarios es una empresa española especializada en seguros, principalmente de comunidades de propietarios e impago de alquileres. Es la aseguradora más antigua de España.

EL PUNTO DE PARTIDA

Mutua de Propietarios nos contaba que perdían mucho tiempo y tenían problemas de productividad originados por el exceso de papeles y por la cantidad de trámites internos y externos que tenían que hacer con ellos. En su caso, su área de mejora se encontraba en el departamento de contabilidad, ya que recibían más de 1.000 facturas de distintos proveedores al mes, y cada una de ellas tenía que firmarla y visarla el responsable de un departamento distinto. Además, en algunos casos (si superaban un determinado importe) debían ser visadas por dos directores. Una vez aprobadas, el departamento de contabilidad, imputaba los datos a mano en su ERP y a partir de ahí, generaban sus asientos contables y demás hitos del sistema de contabilidad.

Además de los numerosos errores, necesitaban tener una trazabilidad de las facturas y poder consultar los documentos físicos. Toda esa ingente cantidad de papeles se guardaban en un archivo físico, que era costoso de mantener y un autentico caos cuando pretendían encontrar una factura en concreto.

La Solución

Tras una larga consultoría documental, Reprise y Mutua de Propietarios decidimos que la mejor solución era implantar un gestor documental (ECM) en el que fuera muy fácil e intuitivo poder generar flujos de trabajo automatizados (workflows) para la extracción automática de los datos (captura) y la aprobación de las facturas por los distintos directores. Flujos que permiten homologar a los proveedores, además de integrar toda esta información a su ERP a través de web services.

Una vez terminado este proyecto, fuimos un poco más allá, incorporando la digitalización certificada. De este modo tienen la información mucho más segura, además de reducir los costes de conservación del archivo físico, y por supuesto cuentan con la validez legal de las facturas.

Los Resultados

Mutua de propietarios ha conseguido reducir el proceso de validación de facturas de sus proveedores, lo que les permite generar antes sus facturas a clientes y reducir los plazos de pago. Además de emplear menos tiempo en la imputación manual de los datos, los directores disfrutan de la facilidad de validar las facturas con un único clic.

Beneficios = ahorro de costes + ahorro de tiempos + trazabilidad del estado de las facturas + eliminación del archivo físico + movilidad en sus procesos de negocio, ya que los directores validan las facturas desde cualquier lugar.

AMBILAMP

Ambilamp es una asociación sin ánimo de lucro dedicada al reciclaje de bombillas y fluorescentes. Reúne a las principales empresas de iluminación con el objetivo de desarrollar un sistema eficaz de recogida y tratamiento de residuos de lámparas y luminarias (RAEEs).

EL PUNTO DE PARTIDA

Cuando nos reunimos con Ambilamp, a priori parecía difícil mejorar sus procesos. Pero gracias a la consultoría documental, terminamos encontrando un área muy importante de mejora: resulta que no disponían de ningún mecanismo, fuera de los procesos manuales de los comerciales (o de su propia memoria), para consultar la fecha de vencimiento de los contratos. En repetidas ocasiones esto les causaba problemas, ya que llevaban a cabo un servicio o suministro de bombillas a empresas con las que el contrato había caducado. Así que debían firmar un contrato nuevo a marchas forzadas, y por supuesto se retrasaba de forma considerable el cobro del servicio.

La Solución

La solución era bien sencilla; lo difícil era detectar dicho área de mejora. Lo conseguimos gracias a la experiencia de Reprise en la automatización de procesos y en la detección de cuellos de botella en los departamentos de distintas empresas.

En este caso, implantamos un gestor documental que permite capturar y almacenar de forma segura todos los contratos y demás documentos que conforman el expediente de cada cliente, además de detectar los distintos metadatos que eran susceptibles de ser buscados por el departamento comercial, de administración o incluso de contabilidad. Además, creamos un sistema de alertas que avisa a cada comercial del vencimiento de los contratos de sus clientes.

Una vez terminado el proyecto de consultoría documental y la implantación del ECM para el departamento comercial, Ambilamp ha aprovechado su gestor documental para evidenciar y alojar no solo contratos y expedientes, sino también facturas, auditorias, ISO, solicitud de gastos, solicitud de vacaciones, nóminas, etc.

Por ultimo, estamos desarrollando otro proyecto que permitirá incorporar la firma electrónica de los documentos.

Los Resultados

Podemos decir que la transformación digital de Ambilamp se logró en muy corto periodo de tiempo y con una inversión reducida, gracias a la escalabilidad de las soluciones y de la facilidad del desarrollo de los múltiples workflows o flujos de trabajo.

Beneficios = ahorro de costes + ahorro de tiempos + seguridad y cumplimiento normativo. Una plena automatización de procesos y un paso más a su plena transformación digital.

VERIFICA

Verifica es una compañía que forma parte del grupo noruego B2Holding, la empresa paneuropea de referencia en la gestión de carteras de crédito. Su equipo directivo acumula más de dos décadas de experiencia prestando servicios en los sectores de entidades de crédito y telecomunicaciones.

El PUNTO DE PARTIDA

El caso de Verifica es uno de los más recurrentes; poseían un gran numero de documentos, todos en papel, y repartidos por los distintos departamentos de forma estanca. Era muy complicado el trabajo interdepartamental, perdían horas y horas en la búsqueda de documentos para procesos como la gestión de facturas, contratos, ofertas comerciales, lo que les hacía cometer errores, tanto en la facturación como en el cobro. Y más allá de esto, muchas veces eran incapaces de dar una información correcta a sus clientes y proveedores debido al volumen de papel, y a que todos sus procesos eran manuales.

La Solución

Reprise les propone implantar un gestor documental que les permita estructurar toda la documentación existente en las distintas áreas: Comercial, RRHH, Contabilidad, Administración, Formación, IT, etc.

La mejora más destacada para Verifica es la facilidad para realizar búsquedas de documentos, y la posibilidad de guardar las búsquedas recurrentes de forma ágil y sencilla.

Los Resultados

Gracias al proyecto de consultoría e implantación del gestor documental (ECM) de Reprise, Verifica ha implantado la normativa ISO para las áreas de RRHH. En el área financiera, coinciden en que la posibilidad de compartir y colaborar con otras áreas documentos relacionados con presupuestos, pedidos y facturas, así como los procesos de aprobación por parte del comité de dirección, han cambiado su forma de trabajar. Son conscientes de ello, aseveran que son mucho más productivos y reconocen que perdían una gran cantidad de tiempo, con la consiguiente frustración de los trabajadores, debido a los trabajos manuales que debían llevar a cabo para realizar su trabajo.

Verifica es uno de los clientes de Reprise que ha llevado a cabo una transformación digital más amplia en el menor tiempo.

Beneficios = organización + ahorro de tiempos + seguridad e incorporación de ISO + obtención de eficiencia.

DEKRA

Dekra Automotive Solutions es una empresa europea líder en la gestión y distribución de vehículos de ocasión para empresas. Como proveedor de servicios B2B en el sector de la distribución automovilística (automóvil, vehículos comerciales ligeros y pesados, motos, etc.), DEKRA ofrece la gama de servicios más completa del mercado y gestiona más de 60.000 vehículos al año en nuestro país.

El Problema

La gestión de más de 60.000 vehículos exige manejar una ingente cantidad de documentos: permisos de circulación, fichas técnicas, impuestos, facturas…

No sólo es muchísima documentación, sino que además debe estar validada y disponible rápidamente, para que todos los vehículos estén a la venta cuanto antes. Es un entorno en el que los timings son clave.

El crecimiento de Dekra hacia que día a día aumentase el volumen de documentación, y con ello también aumentaban los riesgos de pérdida y los tiempos de gestión y tramitación.

Ricardo Yuste (Key Account Manager) y Laura Yuste (Coordinadora Sistemas Informáticos) de Dekra sabían que debía existir una manera mejor de gestionar todo ese volumen de información en formato papel. Su objetivo era simplificar, unificar, centralizar, controlar y flexibilizar todo el proceso. Y por ello contactaron con Reprise, especialistas en gestión documental.

La Solución

DIGITALIZACIÓN, OCR Y EXTRACCIÓN AUTOMÁTICA DE DATOS

Para optimizar los procesos de Dekra, reducir sus tiempos de gestión y lograr así no sólo menores costes, sino mayor eficacia y mayores ventas, la solución pasaba por digitalizar y automatizar sus procesos de gestión documental.

La implantación de la propuesta de Reprise se basó en 3 puntos clave:

  1. Digitalización de toda la documentación.
  2. Extracción automatizada de los datos relevantes a través de un sistema de captura de datos (Kofax Capture) que reconocía la información mediante un OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) de última generación, extraía una serie de datos predeterminados y los validaba.
  3. Introducción de los datos en una Base de Datos centralizada, para su explotación y consulta inmediata desde cualquier punto.
Los Resultados

Tras implantar esta solución de gestión y digitalización, Dekra ha reducido un 75% el tiempo empleado en la gestión de documentación.

Ahora toda la información está centralizada, no hay riesgo de pérdida ni deterioro de los documentos y está accesible de forma instantánea desde cualquier ubicación y en cualquier momento.

Y además el control de la información es máximo, algo fundamental en procesos en los que siempre quedan datos o documentos pendientes.

CELGENE

Celgene es un laboratorio biofarmacéutico de origen suizo dedicado a la investigación, el desarrollo y la comercialización de nuevas terapias para tratar diversos cánceres y enfermedades del sistema inmunológico. Líder en I+D+i, durante los últimos cinco años ha invertido cerca de un 40% de sus ingresos en las áreas de investigación y desarrollo, no solo a nivel clínico sino también para optimizar sus procesos de negocio.

El Problema

El laboratorio Celgene, debido al desarrollo de su actividad, cuenta con un amplio número de clientes, fundamentalmente hospitales públicos y privados distribuidos por todo el territorio nacional. Esto le obliga a emitir más de 20.000 facturas anuales, de las cuales el 70% deben ser facturas electrónicas a administraciones públicas

César Miguel Fuertes, Director de IT, y Vanessa Delgado, Directora de Administración, plantearon a Reprise su principal problema: debían facturar a determinadas administraciones de distintas Comunidades Autónomas, y contaban con el sistema EDI para hacerlo, pero este había sido anulado como formato válido para emitir facturas electrónicas a la Administración Pública.

En definitiva, Celgene necesitaba un sistema de emisión de facturas acorde a la Ley 25/2013 de impulso de la facturación electrónica, que pudiera emitir tanto facturas electrónicas válidas para todas las CC.AA (a través de FACe, en formato Facturae V.3.2) como para sus clientes de carácter privado (a través de factura electrónica con firmadigital). Y que, además, ahorrase costes de impresión, de distribución y de horas invertidas a su departamento de administración (que emite, recordemos, unas 20.000 facturasanuales).

La Solución

MIGRACION DE PAPEL A FACTURA ELECTRÓNICA

Reprise dio los siguientes pasos para migrar de la emisión de facturas en papel a facturas electrónicas, tanto en pdf firmado como Facturae V.3.2.:

  1. Seleccionamos un software homologado por la AEAT para la emisión de facturas electrónicas para todas las administraciones públicas.
  2. Conseguimos automatizar la facturación a partir de la información generada por el ERP del cliente (Oracle).
  3. Redujimos el coste de la emisión de facturas. Era extremadamente elevado, debido al volumen de facturas que debían emitir, y su departamento de administración estaba saturado; no daba abasto para controlar al mismo tiempo la recepción y el pago de las facturas de sus proveedores.
  4. Logramos realizar el envío masivo y desasistido de las facturas, tanto a través de FACe en formato validado por la Agencia Tributaria, (Facturae V.3.2) como por correo electrónico en formato pdf firmado para las empresas privadas.
Los Resultados
  • Celgene ha conseguido cumplir con la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable, obligatoria a partir del 15 de enero de 2015 para todas las empresas que facturen a la Administración Pública.
  • Celgene ha ahorrado un 95% del coste de emisión de sus facturas, al pasar de la emisión en papel a la emisión electrónica. Dicho ahorro proviene de eliminar los costes de impresión, papel, franqueo y envío, además de disminuir el tiempo dedicado por sus empleados a la localización y gestión de las facturas.
  • Celgene ha incrementado la seguridad del envío de facturas a través de soportes electrónicos.