TRANSFORMACIÓN DIGITAL |
Descubre cómo Reprise impulsa tu transformación digital con soluciones de automatización documental, integración ERP/CRM y gestión inteligente de flujos de trabajo. Partner oficial de Xerox en España.
La oficina del futuro ya está aquí
«No se trata de tener más tecnología. Se trata de trabajar mejor.»
En demasiadas empresas, los procesos siguen siendo manuales, lentos y propensos a errores:
Esto no solo consume tiempo valioso, sino que genera retrasos, falta de trazabilidad y riesgos de cumplimiento.
- Las facturas llegan por correo electrónico que deben abrirse, procesarse, validarse y enviarse al departamento contable.
- Los contratos circulan en papel, esperando firmas, correcciones y archivado.
- Las notificaciones electrónicas (como DEHú) requieren registro manual, derivación y seguimiento.
En Reprise, creemos que la transformación digital no es un proyecto tecnológico aislado. Es una estrategia integral que combina hardware certificado Xerox, software avanzado y procesos optimizados para convertir documentos físicos en información útil, automatizada y segura.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y FLUJOS DE TRABAJO |
«Los documentos no deben ser una carga. Deben ser información útil, segura y accesible.»
En Reprise, transformamos este caos en orden. Diseñamos flujos de trabajo documentales inteligentes que convierten cada documento —físico o digital— en una pieza clave del proceso operativo.
Gestión de facturas entrantes
Archivado automático por departamento o proyecto
Firma electrónica integrada en flujos de aprobación
Recepción y derivación de notificaciones electrónicas (como DEHú)
OCR y digitalización inteligente |
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es la puerta de entrada a la transformación digital.
No se trata solo de escanear un documento: se trata de convertirlo en información editable, buscable y accionable.
En Reprise, aplicamos OCR avanzado + IA para:
Extraer automáticamente campos clave: proveedor, importe, fecha, CIF, número de factura
Clasificar documentos por tipo: factura, contrato, nómina, informe
Indexarlos automáticamente en repositorios documentales (carpetas de red, SharePoint, Dropbox)
Validar datos contra bases internas antes de enviarlos al ERP
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTALES
La verdadera eficiencia llega cuando los documentos no solo se digitalizan, sino que viajan solos hasta su destino final.
Diseñamos flujos automáticos que conectan tu infraestructura física con tus sistemas digitales
Firma y aprobación de contratos
1.Documento escaneado y firmado electrónicamente 2. Derivación automática al responsable legal 3. Notificación por email 4. Archivo en carpeta segura tras aprobación
Recepción de facturas
1. Escaneado desde multifunción Xerox y o vigilancia activa del correo electrónico entrante 2. OCR extrae datos clave 3. Validación contra ERP 4. Envío automático al sistema contable 5. Archivo electrónico con permisos restringidos
Notificaciones electrónicas (DEHú)
1. Descarga automática desde portal oficial 2. Registro con sello de tiempo y metadatos 3. Derivación al departamento competente 4. Alerta de plazo de respuesta 5. Respuesta digital desde plataforma segura
CONTROL DE VERSIONES Y ACCESOS
Una parte crucial de la gestión documental es saber quién accede a qué documento, cuándo y cómo se modifica.
Nuestras soluciones permiten:
Versionado automático
Cada vez que un documento se actualiza, se crea una nueva versión. Se registra: fecha, usuario, cambios realizados. Acceso histórico a todas las versiones anteriores. Ideal para contratos, normativas internas o documentos legales.
Control granular de accesos
Permisos por rol: administrador, jefe de departamento, empleado, visitante. Restricciones por ubicación o dispositivo. Revocación automática al salir de la empresa.
Auditoría completa
Registros detallados de quién ha visto, descargado o compartido cada documento. Informes mensuales para auditorías internas y externas. Compatibilidad con ISO 27001, ENS y NIS2.
Políticas de retención configurables
Reglas de vida útil del documento según normativas legales o requisitos internos. Eliminación automática tras cumplir el periodo de conservación. Certificado de eliminación segura.
BENEFICIOS CLAVE
01.
- Eficiencia operativa: Hasta un 70% menos de tiempo en tareas administrativas
02.
- Reducción de errores: Eliminación de fallos por entrada manual
03.
- Cumplimiento normativo: Preparado para RGPD, ENS, NIS2, Verifactu
04.
- Trazabilidad documental: Registro completo de cada acción, con pruebas legales
05.
- Trazabilidad documental: Registro completo de cada acción, con pruebas legales